SISTEM DISTRIBUSI OBAT UNTUK PENDERITA RAWAT INAP
I. LATAR BELAKANG
Penyampaian obat dari apoteker ke pasien adalah bagian terakhir distribusi obat. Di apotek, proses penyampaian ini dapat dilakukan langsung dari apoteker ke pasien. Namun, hal ini tidak dapat terjadi di rumah sakit terhadap pasien rawat inap karena jarak yang jauh antara penderita yang berada di ruangan dan apoteker yang ada di instalasi farmasi. Selain itu, masih ada perawat yang bertanggung jawab menerima dan melaksanakan konsumsi obat untuk pasien.
IFRS bertanggung jawab pada penggunaan obat yang aman di rumah sakit. Tanggung jawab ini meliputi seleksi, pengadaan, penyimpanan, penyiapan obat untuk dikonsumsi dan distribusi obat ke daerah perawatan penderita. Berkaitan dengan tanggung jawab penyampaian dan distribusi obat dari IFRS ke daerah perawatan pasien maka dibuat sistem distribusi obat.
Sistem distribusi obat adalah suatu proses penyerahan obat sejak setelah sediaan disiapkan oleh IFRS, dihantarkan kepada perawat, dokter atau profesional pelayanan kesehatan lain untuk diberikan kepada penderita. Sistem pendistribusian obat yang dibuat harus mempertimbangkan efisiensi penggunaan sarana, personel, waktu dan mencegah kesalahan atau kekeliruan. Sistem ini melibatkan sejumlah prosedur, personel dan fasilitas.
Sistem distribusi obat di rumah sakit adalah tatanan jaringan sarana, personel, prosedur, dan jaminan mutu yang serasi, terpadu dan berorientasi penderita dalam kegiatan penyampaian sediaan obat dan informasinya kepada penderita. Sistem distribusi obat di rumah sakit mencakup penghantaran sediaan obat yang telah didispensing IFRS ke daerah tempat perawatan penderita dengan keamanan dan ketepatan obat, ketepatan penderita, ketepatan jadwal, tanggal, waktu, metode pemberian, keutuhan mutu obat dan ketepatan personel pemberi obat.
Suatu sistem distribusi obat yang efisien dan efektif harus dapat memenuhi hal-hal berikut :
1. Ketersediaan obat yang tetap terpelihara.
2. Mutu dan kondisi obat/ sediaan obat tetap stabil selama proses distribusi.
3. Meminimalkan kesalahan obat dan memaksimalkan keamanan pada penderita.
4. Meminimalkan obat yang rusak atau kadaluwarsa.
5. Efisiensi penggunaan SDM.
6. Meminimalkan pencurian dan atau kehilangan obat.
7. IFRS mempunyai semua akses dalam semua tahap proses distribusi untuk pengendalian pengawasan dan penerapan pelayanan farmasi klinik.
8. Terjadinya interaksi profesional antara apoteker, dokter, perawat, dan penderita.
9. Meminimalkan pemborosan dan penyalahgunaan obat.
10. Harga terkendali.
11. Peningkatan penggunaan obat yang rasional.
Sistem transpor obat dari IFRS ke penderita harus memenuhi syarat-syarat sebagai berikut :
1. Produk obat harus terlindung dari kerusakan dan pencurian selama proses transportasi.
2. Sistem transpor tidak merusak atau memperlambat penyampaian obat ke penderita.
3. Dalam sistem transpor, pengecekan obat dilakukan sebelum obat dibawa dari IFRS, periksa kecocokan jenis obat dan kuantitasnya dengan resep. Lakukan pemeriksaan ulang saat obat tiba dan diterima di unit perawat.
4. Prosedur dari IFRS ke daerah penderita harus terdokumentasi.
II. SISTEM DISTRIBUSI OBAT
Sistem distribusi obat di rumah sakit digolongkan berdasarkan ada tidaknya satelit/depo farmasi dan pemberian obat ke pasien rawat inap.
Berdasarkan ada atau tidaknya satelit farmasi, sistem distribusi obat dibagi menjadi dua sistem, yaitu:
1. Sistem pelayanan terpusat (sentralisasi)
2. Sistem pelayanan terbagi (desentralisasi)
Berdasarkan distribusi obat bagi pasien rawat inap, digunakan empat sistem, yaitu:
1. Sistem distribusi obat resep individual atau permintaan tetap
2. Sistem distribusi obat persediaan lengkap di ruang
3. Sistem distribusi obat kombinasi resep individual dan persediaan lengkap di ruang
4. Sistem distribusi obat dosis unit.
III. Metode Distribusi Obat Berdasarkan Ada atau Tidaknya Satelit Farmasi
1. Sistem Pelayanan Terpusat (Sentralisasi)
Sentralisasi adalah sistem pendistribusian perbekalan farmasi yang dipusatkan pada satu tempat yaitu instalasi farmasi. Pada sentralisasi, seluruh kebutuhan perbekalan farmasi setiap unit pemakai baik untuk kebutuhan individu maupun kebutuhan barang dasar ruangan disuplai langsung dari pusat pelayanan farmasi tersebut. Resep orisinil oleh perawat dikirim ke IFRS, kemudian resep itu diproses sesuai dengan kaidah ”cara dispensing yang baik dan obat disiapkan untuk didistribusikan kepada penderita tertentu.”
Keuntungan sistem ini adalah:
a. Semua resep dikaji langsung oleh apoteker, yang juga dapat memberi informasi kepada perawat berkaitan dengan obat pasien,
b. Memberi kesempatan interaksi profesional antara apoteker-dokter-perawat-pasien,
c. Memungkinkan pengendalian yang lebih dekat atas persediaan,
d. Mempermudah penagihan biaya pasien.
Permasalahan yang terjadi pada penerapan tunggal metode ini di suatu rumah sakit yaitu sebagai berikut:
a) Terjadinya delay time dalam proses penyiapan obat permintaan dan distribusi obat ke pasien yang cukup tinggi,
b) Jumlah kebutuhan personel di Instalasi Farmasi Rumah Sakit meningkat,
c) Farmasis kurang dapat melihat data riwayat pasien (patient records) dengan cepat,
d) Terjadinya kesalahan obat karena kurangnya pemeriksaan pada waktu penyiapan komunikasi.
Sistem ini kurang sesuai untuk rumah sakit yang besar, misalnya kelas A dan B karena memiliki daerah pasien yang menyebar sehingga jarak antara Instalasi Farmasi Rumah Sakit dengan perawatan pasien sangat jauh.
2. Sistem Pelayanan Terbagi (Desentralisasi)
Desentralisasi adalah sistem pendistribusian perbekalan farmasi yang mempunyai cabang di dekat unit perawatan/pelayanan. Cabang ini dikenal dengan istilah depo farmasi/satelit farmasi. Pada desentralisasi, penyimpanan dan pendistribusian perbekalan farmasi ruangan tidak lagi dilayani oleh pusat pelayanan farmasi. Instalasi farmasi dalam hal ini bertanggung jawab terhadap efektivitas dan keamanan perbekalan farmasi yang ada di depo farmasi.
Tanggung jawab farmasis dalam kaitan dengan distribusi obat di satelit farmasi :
Dispensing dosis awal padapermintaan baru dan larutan intravena tanpa tambahan (intravenous solution without additives).
Mendistribusikan i. v. admikstur yang disiapkan oleh farmasi sentral.
Memeriksa permintaan obat dengan melihat medication dministration record (MAR).
Menuliskan nama generik dari obat pada MAR.
Memecahkan masalah yang berkaitan dengan distribusi.
Ruang lingkup kegiatan pelayanan depo farmasi adalah sebagai berikut :
a) Pengelolaan perbekalan farmasi
Pengelolaan perbekalan farmasi bertujuan untuk menjamin tersedianya perbekalan farmasi dalam jumlah dan jenis yang tepat dan dalam keadaan siap pakai pada waktu dibutuhkan oleh pasien, dengan biaya yang seefisien mungkin. Pengelolaan barang farmasi terbagi atas :
1. Pengelolaan barang farmasi dasar (BFD)
Barang farmasi dasar meliputi obat dan alat kesehatan yang diperoleh dari sub instalasi perbekalan farmasi.
2. Pengelolaan barang farmasi non dasar (BFND)
Depo farmasi melakukan pengelolaan BFND mulai dari penerimaan sampai dengan pendistribusian. Perencanaan BFND tidak dilakukan melalui depo farmasi.
Kegiatan pengelolaan perbekalan farmasi, meliputi :
a. Perencanaan
Perencanaan bertujuan untuk menyusun kebutuhan perbekalan farmasi yang tepat sesuai kebutuhan, mencegah terjadinya kekosongan / kekurangan barang farmasi , mendukung / meningkatkan penggunaan perbekalan farmasi yang efektif dan efisien.
b. Pengadaan
Pengadaan bertujuan untuk memenuhi kebutuhan perbekalan farmasi yang berkualitas berdasarkan fungsi perencanaan dan penentuan kebutuhan.
c. Penerimaan
Penerimaan bertujuan untuk mendapatkan perbekalan farmasi yang berkualitas sesuai kebutuhan.
d. Penyimpanan
Penyimpanan bertujuan untuk menjaga agar mutu perbekalan farmasi tetap terjamin, menjamin kemudahan mencari perbekalan farmasi dengan cepat pada waktu dibutuhkan untuk mencegah kehilangan perbekalan farmasi.
e. Pendistribusian
Pendistribusian bertujuan untuk memberikan perbekalan farmasi yang tepat dan aman pada waktu dibutuhkan oleh pasien.
b) Pelayanan farmasi klinik
Pelayanan farmasi klinik bertujuan untuk menjamin kemanjuran, keamanan dan efisiensi penggunaan obat serta dalam rangka meningkatkan penggunaan obat yang rasional.
Tanggung jawab farmasis dalam memberikan pelayanan farmasi klinik pada satelit farmasi ialah :
i. Monitoring ketepatan terapi obat, interaksi antar obat serta reaksi samping obat yang tidak diinginkan (adverse drug reaction).
ii. Monitoring secara intensif terapi obat seperti total parenteral nutrition (TPN) dan terapi antineoplastik.
iii. Menyiapkan dosis farmakokinetik.
iv. Menjadwalkan pengobatan obat terpilih.
v. Sebagai pusat informasi obat bagi dokter, perawat dan pasien.
vi. Mengidentifikasi, mencegah, dan memecahkan masalah yang berkaitan dengan obat.
Kegiatan yang dilakukan yaitu monitoring pengobatan pasien untuk memantau efek samping obat yang merugikan serta menjamin pemakaian obat yang rasional.
c.) Administrasi
Kegiatan administrasi berupa stock opname perbekalan farmasi, pencatatan perbekalan farmasi yang rusak/tidak sesuai dengan aturan kefarmasian, pelaporan pelayanan perbekalan farmasi dasar, pelaporan pelayanan distribusi perbekalan farmasi dan pelaporan pelayanan farmasi klinik.
Keuntungan dari penerapan metode desentralisasi diantaranya sebagai berikut :
Penyediaan obat pesanan atau permintaan dapat dipenuhi dengan waktu yang lebih singkat.
Komunikasi langsung yang terjadi antara farmasis, dokter, dan perawat.
Farmasis dapat langsung memberikan informasi mengenai obat yang dibutuhkan oleh dokter dan perawat.
Pelayanan farmasi klinik.
Penurunan waktu keterlibatan perawaran dalam distribusi obat.
IV. Sistem Distribusi Obat Bagi Pasien Rawat Inap
1. Sistem Distribusi Obat Resep Individual
Resep individual adalah order atau resep yang ditulis dokter untuk tiap penderita, sedangkan sentralisasi adalah semua order/ resep tersebut yang disiapkan dan didistribusikan dari Instalasi Farmasi Rumah Sakit (IFRS) sentral.
Sistem distribusi obat resep individual adalah tatanan kegiatan pengantaran sediaan obat oleh IFRS sentral sesuai dengan yang ditulis pada order/resep atas nama penderita rawat tinggal tertentu melalui perawat ke ruang penderita tersebut. Dalam sistem ini obat diberikan kepada pasien berdasarkan resep yang ditulis oleh dokter.
Dalam sistem ini, semua obat yang diperlukan untuk pengobatan di-dispensing dari IFRS. Resep orisinal oleh perawat dikirim ke IFRS, kemudian diproses sesuai dengan kaidah cara dispensing yang baik dan obat disiapkan untuk didistribusikan kepada penderita tertentu.
Sistem ini mirip dengan dispensing untuk pasien rawat jalan /outpatient. Interval dispensing pada sistem ini dapat dibatasi misalnya, pengobatan pasien untuk seorang pasien untuk 3 hari telah dikirim jika terapi berlanjut sampai lebih dari 3 hari, tempat obat yang kosong kembali ke IFRS untuk di-refill. Biasanya obat yang disediakan oleh IFRS dalam bentuk persediaan misalnya untuk 2-5 hari.
Keuntungan sistem obat resep individual:
1. Semua resep / order dikaji langsung oleh apoteker, yang juga dapat memberi keterangan atau informasi kepada perawat berkaitan dengan obat penderita.
2. Memberi kesempatan interaksi profesional antara apoteker-dokter-perawat-pasien
3. Memungkinkan pengendalian yang lebih dekat atas perbekalan
4. Mempermudah penagihan biaya obat penderita
Keterbatasan sistem distribusi obat resep individual
1. Kemungkinan keterlambatan sediaan obat sampai kepada penderita
2. Jumlah kebutuhan personal IFRS meningkat
3. Memerlukan jumlah perawat dan waktu yang lebih banyak untuk penyiapan obat di ruang pada waktu konsumsi obat
4. Terjadinya kesalahan obat karena kurang pemeriksaan pada waktu konsumsi obat.
Sistem ini kurang sesuai untuk rumah sakit-rumah sakit yang besar, seperti kelas A dan B karena memiliki daerah pasien yang menyebar sehingga jarak antara IFRS dengan perawatan pasien sangat jauh. Sistem ini biasanya digunakan di rumah sakit-rumah sakit kecil atau swasta karena memberikan metode yang sesuai dalam penerapan keseluruhan biaya pengobatan dan memberikan layanan kepada pasien secara individual.
2. SISTEM DISTRIBUSI OBAT PERSEDIAAN LENGKAP DI RUANG (TOTAL FLOOR STOCK)
Dalam sistem ini, semua obat yang dibutuhkan penderita tersedia dalam ruang penyimpanan obat di ruang tersebut. Persediaan obat diruang dipasok oleh IFRS. Obat yang didispensing dalam sistem ini terdiri atas obat penggunaan umum yang biayanya dibebankan pada biaya paket perawatan menyeluruh dan resep obat yang harus dibayar sebagai biaya obat.
Obat penggunaan umum ini terdiri atas obat yang tertera dalam daftar yang telah ditetapkan PFT dan IFRS yang tersedia di unit perawat, misalnya kapas pembersih luka, larutan antiseptic dan obat tidur.
Sistem distribusi obat persediaan lengkap di ruang adalah tatanan kegiatan penghantaran sediaan obat sesuai dengan yang ditulis dokter pada resep obat, yang disiapkan dari persediaan di ruang oleh perawat dan dengan mengambil dosis/ unit obat dari wadah persediaan yang langsung diberikan kepada penderita di ruang itu.
Keuntungan
1. Obat yang diperlukan segera tersedia bagi pasien
2. Peniadaan pengembalian obat yang tidak terpakai ke IFRS
3. Pengurangan penyalinan kembali resep obat
4. Pengurangan jumlah personel IFRS
Keterbatasan
1. Kesalahan obat sangat meningkat karena resep obat tidak dikaji langsung oleh apoteker
2. Persediaan obat di unit perawat meningkat dengan fasilitas ruangan yang sangat terbatas
3. Pencurian obat meningkat
4. Meningkatnya bahaya karena kerusakan
5. Penambahan modal investasi untuk menyediakan fasilitas penyiapan obat yang sesuai di setiap daerah unit perawatan pasien
6. Diperlukan waktu tambahan bagi perawat untuk menangani obat
7. Meningkatnya kerugian karena kerusakan obat
Alur sistem distribusi persediaan lengkap di ruang adalah dokter menulis resep kemudian diberikan kepada perawat untuk diinterpretasikan kemudian perawat menyiapkan semua obat yang diperlukan dari persediaan obat yang ada di ruangan sesuai resep dokter untuk diberikan kepada pasien, termasuk pencampuran sediaan intravena. Persediaan obat di ruangan dikendalikan oleh instalasi farmasi.
3. SISTEM DISTRIBUSI OBAT KOMBINASI RESEP INDIVIDUAL DAN PERSEDIAAN DI RUANG
Rumah sakit yang menerapkan sistem ini, selain menerapkan sistem distribusi resep/order individual sentralisasi, juga menerapkan distribusi persediaan di ruangan yang terbatas. Sistem ini merupakan perpaduan sistem distribusi obat resep individual berdasarkan permintaan dokter yang disiapkan dan distribusikan oleh instalasi farmasi sentral dan sebagian lagi siapkan dari persediaan obat yang terdapat di ruangan perawatan pasien. Obat yang disediakan di ruangan perawatan pasien merupakan obat yang sering diperlukan oleh banyak pasien, setiap hari diperlukan dan harga obat relatif murah, mencakup obat resep atau obat bebas. Jenis dan jumlah obat yang masuk dalam persediaan obat di ruangan, ditetapkan oleh PFT dengan pertimbangan dan masukan dari IFRS dan Bagian Pelayanan Keperawatan. Sistem kombinasi ini bertujuan untuk mengurangi beban kerja IFRS.
Keuntungan
1. Semua resep / order individual dikaji langsung oleh apoteker
2. Adanya kesempatan berinteraksi profesional antara apoteker-dokter-perawat-penderita
3. Obat yang diperlukan dapat segera tersedia bagi penderita (obat persediaan di ruang)
4. Beban IFRS dapat berkurang
5. Mengurangi terjadinya kesalahan terapi obat
Keterbatasan
II. Kemungkinan keterlambatan sediaan obat sampai kepada penderita (obat resep individual)
III. Kesalahan obat pemberian obat yang disiapkan dari persediaan ruang dapat terjadi.
IV. Membutuhkan tempat yang cukup untuk tempat penyimpanan obat
Alur sistem distribusi obat kombinasi persediaan di ruang dan resep individual adalah dokter menulis resep untuk pasien dan resep tersebut diinterpretasikan oleh apoteker dan perawat. Pengendalian oleh apoteker dilakukan untuk resep yang persediaan obatnya disiapkan di instalasi farmasi. Obat kemudian diserahkan ke ruang perawatan pasien sewaktu pasien minum obat. Pengendalian obat yang tersedia di ruang perawatan dilakukan oleh perawat dan apoteker. Obat disiapkan kepada pasien oleh perawat.
V. SISTEM DISTRIBUSI OBAT DOSIS UNIT
Sistem ini mulai diperkenalkan sejak 20 tahun yang lalu, namun penerapannya masih lambat karena memerlukan biaya awal yang besar dan juga memerlukan peningkatan jumlah apoteker yang besar. Padahal ada dua kegunaan utama dari sistem ini, yaitu mengurangi kesalahan obat dan mengurangi keterlibatan perawat dalam penyiapan obat.
Istilah “dosis unit “ berkaitan dengan jenis kemasan dan juga sistem untuk mendistribusikan kemasan itu. Obat dosis unit adalah obat yang disorder oleh dokter untuk penderita, terdiri dari satu atau beberapa jenis obat yang masing-masing dalam kemasan dosis unit tunggal dalam jumlah persediaan yang cukup untuk suatu waktu tertentu. Penderita hanya membayar obat yang dikonsumsi saja.
Distribusi obat dosis unit adalah tanggung jawab Instalasi Farmasi Rumah Sakit (IFRS) dengan kerjasama dengan staf medic, perawat, pimpinan rumah sakit dan staf administrative. Maka diperlukan suatu panitia perencana untuk mengembangkan sistem ini yang sebaliknya dipimpin oleh apoteker yang menjelaskan tentang konsep sistem ini.
Sistem distribusi dosis unit merupakan metode dispensing dan pengendalian obat yang dikoordinasikan IFRS dalam rumah sakit. Sistem dosis unit dapat berbeda dalam bentuk, tergantung pada kebutuhan khusus rumah sakit. Dasar dari semua sistem dosis unit adalah obat dikandung dalam kemasan unit tunggal di-dispensing dalam bentuk siap konsumsi; dan untuk kebanyakan obat tidak lebih dari 24 jam persediaan dosis, dihantarkan kea tau tersedia pada ruang perawatan pada setiap waktu.
Metode pengoperasian sistem distribusi dosis unit ada tiga macam, yaitu :
1. Sentralisasi
Dilakukan oleh IFRS sentral ke semua daerah perawatan penderita rawat tinggal di rumah sakit secara keseluruhan. Kemungkinan di rumah sakit tersebut hanya ada satu IFRS tanpa adanya cabang IFRS di beberapa daerah perawatan penderita.
Gambar 4. Sistem Distribusi Obat Dosis Unit Sentralisasi
2. Desentralisasi
Dilakukan oleh beberapa cabang IFRS di rumah sakit. Pada dasarnya sistem ini sama dengan sistem distribusi obat persediaan lengkap diruangan, hanya saja sistem distribusi obat desentralisai ini dikelola seluruhnya oleh apoteker yang sama dengan pengelolaan dan pengendalian oleh IFRS sentral.
Gambar 5. Sistem Distribusi Obat Dosis Unit Desentralisasi
3. Kombinasi sentralisasi dan desentralisasi
Biasanya hanya dosis mula dan dosis keadaan darurat dilayani oleh cabang IFRS. Dosis selanjutnya dilayani oleh IFRS sentral. Semua pekerjaan tersentralisasi lain, seperti pengemasan dan pencampuran sediaan intravena juga dimulai dari IFRS sentral.
Keuntungan
1. Penderita menerima pelayanan IFRS 24 jam sehari dan penderita membayar hanya obat yang dikonsumsi saja
2. Semua dosis yang diperlukan pada pada unit perawat telah disiapkan oleh IFRS. Jadi perawat mempunyai waktu lebih banyak untuk perawatan langsung penderita.
3. Adanya sistem pemeriksaan ganda dengan menginterpretasikan resep/ dokter dan membuat profil pengobatan penderita (p3) oleh apoteker dan perawat memeriksa obat yang disiapkan IFRS sebelum dikonsumsi. Dengan kata lain, sistem ini mengurangi kesalahan obat
4. Peniadaan duplikasi order obat yang berlebihan dan pengurangan pekerjaan menulis di unit perawatan dan IFRS
5. Pengurangan kerugian biaya obat yang tidak terbayar oleh penderita
6. Penyiapan sediaan intravena dan rekonstitusi obat oleh IFRS
7. Meningkatkan penggunaan personal professional dan nonprofessional yang lebih efisien
8. Mengurangi kehilangan pendapatan
9. Menghemat ruangan di unit perawatan dengan meniadakan persediaan ruah obat-obatan
10. Meniadakan pencurian dan pemborosan obat
11. Memerlukan cakupan dan pengendalian IFRS di rumah sakit secara keseluruhan sejak dari dokter menulis resep / order sampai penderita menerima dosis unit
12. Kemasan dosis unit secara tersendiri-sendiri diberi etiket dengan nama obat, kekuatan, nomor kendali dan kemasan tetap utuh sampai obat siap dikonsumsi pada penderita. Hal ini mengurangi kesempatan salah obat juga membantu daalam penelusuran kembali kemasan apabila terjadi penarikan obat
13. Sistem komunikasi pengorderan dan penghantaran obat bertambah baik
14. Apoteker dapat dating ke unit perawat/ ruang penderita untuk melakukan konsultasi obat, membantu memberikan masukan kepada tim, sebagai upaya yang diperlukan untuk perawatan yang lebih baik lagi.
15. Pengurangan biaya total kegiatan yang berkaitan dengan obat
16. pening katan pengendalian obat dan pemantauan penggunaan obat menyeluruh
17. pengendalian yang lebih besar oelh apoteker atas pola beban kerja IFRS dan penjadwalan staf
18. penyesuaian yang lebih besar untuk prosedur komputerisasi dan otomastisasi
V. ALUR DISTRIBUSI OBAT DESENTRALISASI
Faktor-faktor yang menjadi dasar untuk mengadakan pelayanan :
a. Kebutuhan pasien
Penggunaan obat di rumah sakit dapat mempengaruhi keadaan pasien, ketidaktepatan penggunaan antibiotic, mencakup ketidaktepatan dosis, interaksi obat yang merugikan, duplikasi penggunaan, kombinasi antagonis, dan ketidaktepatan durasi penggunaan. Dalam hal ini pasien adalah objek yang paling merasakan dampak negaatif dari ketidaksesuaian pemberian obat tersebut. Sistem distribusi obat sentralisasi untuk pasien rawat inap yang dispensing dari IFRS sentral, seringkali mengakibatkan meningkatnya biaya yang dikeluarkan pasien.
b. Kebutuhan perawat
Perawat memiliki peranan penting dalam sistem distribusi obat di rumah sakit. Perawat dapat mengorder obat dari IFRS, menyiapkan dan merekonstitusi dosis untuk konsumsi, pemberian obat, merekam tiap obat yang dikonsumsi, juga memelihara rekaman obat yang terkendali yang diterima dan digunakan serta memelihara persediaan obat diruang.
Pelayanan IFRS sentralisai di rumah sakit seringkali menimbulkan banyak pertanyaan yang berkaitan dengan obat dan dukungan informasi obat kepada perawat jika diperlukan. Sistem distribusi obat untuk penderita rawat tinggal menggunakan efisiensi perawat dibandingkan dengan sistem distribusi obat sentralisasi.
c. Kebutuhan dokter
Dokter mendiagnosis masalah medikbagi pasien dan menulis suatu rencana terapi. Komplikasi obat menggambaarkan kebutuhan dokter akan informasi umum obat dan informasi klinik obat tertentu. Apoteker yang praktek ditempat perawatan dapat memberi pengetahuan dan pengalaman klinik obat untuk membantu dokter mengelola terapi obat penderita mereka.
d. Kebutuhan apoteker
Tugas apoteker dalam suatu sistem distribusi obat sentralisai mungkin disdominasi oleh tugas menyiapkan, dispensing, dan memberikan partisipasi minimal dalam pelayanan klinikdalam lingkup minimal, tidak melayani secara memadai atau tidak memenuhi kebutuhan pasien, dokter dan perawat yang berkaitan dengan obat.
Dalam lingkungan desentralisasi, apoteker dapat menghubungkan secara langsung, kebutuhan terapi obat pasien sebagai hasil dari berbagai kemudahan pencapaian pasien, perawat, dokter dan rekaman medic. Apoteker dapat mengembangkan keahlian dalam perawatan pasien tertentu. Dengan demikian pengalaman apoteker dalam terapi pasien dapat bertambah.
VI. Pelayanan dan Manfaat yang Diharapkan Penderita dari IFRS Desentralisasi
Karakteristik praktek farmasi klinik apoteker dalam suatu IFRS desentralisasi :
Kunjungan ke ruang perawatan penderita
Apoteker menyertai dokter dalam kunjungan pendidikan ke ruang perawatan. Partisipasi tersebut adalah dalam rangka memberikan informasi obat agar diperoleh rencana pengobatan yang lebih baik.
Wawancara penderita
Informasi sejarah obat penderita diperoleh secara lisan oleh apoteker untuk melengkapi rekaman IFRS. Masalah terapi obat pada pasien dapat diidentifikasi, demikian juga obat yang bermanfaat maupun obat yang tidak bermanfaat.
Pemantauan Terapi Obat Penderita
Proses pemantauan terapi obat yang bermanfaat maupun obat yang tidak bermanfaat.
Pertanyaan dokter
Pertanyaan dari dokter tentang terapi obat penderita dan pertanyaan informasi obat umum dijawab oleh apoteker.
Pertanyaan perawat
Pertanyaan dari perawat tentang terapi obat penderita dan pertanyaan informasi obat umum dijawab oleh apoteker.
Informasi obat
Dokter membutuhkan informasi obat yang berdasarkan penelitian dari pustaka informasi yang tersedia untuk melayani pertanyaan tersebut.
Pelayanan terapi obat yang diatur apoteker
Apoteker mengembangkan dan melaksanakan pelayanan terapi obat tertentu atas permintaan dokter, pelayanan demikian akan menghasilkan terapi obat yang lebih aman, spesifik dan efektif.
Farmakokinetik
Keberhasilan penerapan pelayanan farmakokinetik klinik dapat atau tidak membutuhkan keberadaan secara fisik suatu laboratorium farmakokinetik yang dikendalikan oleh IFRS. Hal ini bukan berarti apoteker tidak mampu memberikan pelayanan informasi secara farmakokinetik.
Evaluasi penggunaan obat
Program evaluasi penggunaan obat adalah suatu proses jaminan mutu yang disahkan rumah sakit, dilakukan terus menerus, terstruktur, ditujukan guna memastikan bahwa pemberian obat diberikan secara aman dan efektif.
Tanggungjawab farmasis dalam kaitannya distribusi obat di satelit farmasi :
1. Dispensing dosis awal pada permintaan baru dan larutan intravena.
2. Mendistribusikan I. V admixture yang disiapkan oleh farmasis sentral
3. Memeriksa permintaan obat dengan melihat Medication Administration Records (MAR)
4. Menulis nama generic obat di MAR
5. Memecah masalah yang berkaitan dengan distribusi
Keuntungan
1. Obat dapat segera tersedia untuk diberikan kepada pasien
2. Pengendalian obat dan akuntabilitas semua baik
3. Apoteker dapat berkomunikasi langsung dengan dokter dan perawat
4. Sistem distribusi obat berorientasi pasien sangat berpeluang diterapkan untuk penyerahan obat kepada pasien melalui perawat
5. Apoteker dapat mengkaji kartu pengobatan pasien dan dapat berbicara dengan penderita secara efisien
6. Informasi obat dari apoteker segera tersedia bagi dokter dan perawat
7. Waktu kerja perawat dalam distribusi dan penyiapan obat untuk digunakan pasien berkurang, karena tugas ini telah diambil alih oleh personel IFRS desentralisasi
8. Spesialisasi terapi obat bagi apoteker dalam bidang perawatan pasien lebih efektif sebagai hasil pengalaman klinik terfokus
9. Pelayanan klinik apoteker yang terspesialisasi dapat dikembangkan dan diberikan secara efisien, misalnya pengaturan suatu terapi obat penderita khusus yang diminta dokter, heparin dan antikoagulan oral, digoksin, aminofilin, aminoglikosida dan dukungan nutrisi
10. Apoteker lebih mudah melakukan penelitian klinik dan studi usemen mutu terapi obat pasien
Keterbatasan
1. Semua apoteker klinik harus cakap sebagai penyedia untuk bekerja secara efektif dengan asisten apoteker dan teknisi lain
2. Apoteker biasanya bertanggungjawab untuk pelayanan, distribusi dan pelayanan klinik. Waktu yang mereka gunakan dalam kegiatan yang bukan distribusi obat tergantung pada ketersediaan asisten apoteker yang bermutu dan kemampuan teknisi tersebut untuk secara efektif mengorganisasikan waktu guna memenuhi tanggungjawab mereka
3. Pengendalian inventarisasi obat dalam IFRS keseluruhan lebih sulit karena likasi IFRS cabang yang banyak untuk obat yang sama, terutama untuk obat yang jarang ditulis.
4. Komunikasi langsung dalam IFRS keseluruhan lebih sulit karena anggota staf berpraktek dalam lokasi fisik yang banyak
5. Lebih banyak alat yang diperlukan, misalnya acuan (pustaka) informasi obat, laminar air flow, lemari pendingin, rak obat, dan alat untuk meracik
6. Jumlah dan keakutan pasien menyebabkan beban kerja distribusi obat dapat melebihi kapasitas ruangan dan personal dalam unit IFRS desentralisasi yang kecil
VII. PERENCANAAN SUATU SISTEM DISTRIBUSI OBAT BAGI PENDERITA RAWAT TINGGAL
Perencanaan suatu sistem distribusi obat bagi penderita rawat tinggal di suatu rumah sakit dilakukan oleh PFT, IFRS, perawat dan unit lain jika diperlukan. Tim yang dibentuk mengadakan peninjauan luas dari semua sistem distribusi obat yang ada dan kondisi rumah sakit. Tim mempelajari keuntungan dan keterbatasan suatu sistem distribusi obat berkaitan dengan kondisi rumah sakit secara menyeluruh. Kemudan tim memilih salah satu dari sistem distribusi obat untuk selanjutnya dilakukan studi penerapan sistem distribusi obat yang dipilih itu lebih mendalam.
Desain sistem distribusi
Mendesain suatu sistem distribusi obat di rumah sakit memerlukan analisis sistematik dari rasio manfaat-biaya dan perencanaan operasional. setelah sistem diterapkan, pemantauan unjuk kerja dari evaluasi mutu pelayanan tetap diperlukan untuk memastikan bahwa sistem berfungsi sesuai dengan harapan.
Dalam mendesain atau mendesain kembali suatu sistem distribusi obat, perlu dilakukan beberapa tahapan penting :
1. Menetapkan lokasi dan jumlah semua ruangan perawatan penderita dan buat petanya. dalam hal ini, perlu dipertimbangkan faktor-faktor sesperti faktor geografis, tata ruang, populasi penderita, ketersediaan ruangan penyimpanan obat, ruangan pelayanan obat penderita, ketersediaan staf, fasilitas transpor obat dari IFRS ke tiap ruangan penderita, hambatan politik, dan hambatan sumber lain.
2. Memilih suatu metode mendistribusikan obat ke unit pengguna.
3. Mengembangkan perangkat rute penghantaran yang mungkin dan ekonomis, serta menyusun suatu jadwal penghantaran yang praktis melayani tiap rute tersebut.
Perencanaan spesifikasi
Proses mendesain suatu sistem distribusi obat, mencakup :menerjemahkan kebutuhan konsumen (penderita dan staf profesional pelayanan kesehatan) menjadi spesifikasi pelayanan obat, spesifikasi penghantaran pelayanan obat, dan spesifikasi pengendalian mutu pelayanan obat.
Spesifikasi pelayanan obat
Spesifikasi pelayanan obat dengan menetapkan pelayanan yang diberikan. Spesifikasi pelayanan obat harus mengandung suatu pernyataan yang lengkap dan tepat dari pelayanan yang diberikan, meliputi :
1. suatu uraian yang jelas dari karakteristik pelayanan yang menjadi sasaran evaluasi.
2. suatu standar untuk penerimaan dari tiap karakteristik pelayanan.
Spesifikasi penghantaran pelayanan obat
Spesifikasi penghantaran pelayanan obat menetapkan sarana dam metode yang digunakan untuk menghantarkan pelayanan obat.
Spesifikasi penghantaran pelayanan obat harus mengandung :
1. prosedur penghantaran pelayanan
2. metode yang digunakan dalam proses penghantaran pelayanan
3. uraian dari karakteristik penghantaran pelayanan
4. standar untuk penerimaan dari karakteristik penghantaran pelayanan
5. persyaratan sumber untuk memenuhi spesifikasi pelayanan
6. persyaratan personel, jumlah, dan keterampilan.
Spesifikasi pengendalian mutu pelayanan obat
Spesifikasi pengendalian mutu pelayanan obat menetapkan prosedur untuk mengevaluasi dan mengendalikan karakteristik pelayanan dan karakteristik penghantaran pelayanan. Spesifikasi pengendalian mutu pelayanan obat harus memungkinkan pengendalian yang efektif dari tiap proses pelayanan untuk memastikan bahwa pelayanan secara konsisten memuaskan spesifikasi pelayanan dan konsumen.
Desain pengendalian mutu dan pelayanan obat :
1. mengidentifikasi kegiatan kunci dari tiap proses yang mempunyai pengaruh signifikan terhadap mutu pelayanan.
2. menganalisis kegiatan, dengan mengukur dan pengendalian akan memastikan mutu pelayanan.
3. menetapkan metode untuk mengevaluasi karakteristik yang dipilih.
4. menetapkan sarana untuk mengendalikan karakteristik dalam batas yang ditetapkan.
VIII. PELAKSANAAN PROGRAM PERCOBAAN SISTEM DISTRIBUSI OBAT YANG DIPILIH
Untuk pelaksanaan program percobaan sistem distribusi obat, biasanya untuk tahap pertama dilakukan dala 1 atau lebih daerah perawatan penderita selama waktu tertentu dan secra terus menerus dipantau, dievaluasi, dan dilakukan tindakan perbaikan. Jika tahap pertama mulai mantap, percobaan diteruskan dengan menambah daerah perawatan tertentu lainnya atau keseluruahan rumah sakit. Percobaan ini dilakukan dalam waktu yang lebih lama, karena pada tahap ini diadakan pematangan terhadap semua prosedur, spesifikasi, perbaikan, dan evaluasi karakteristik pelayanan dan penghantaran pelayanan obat.
DAFTAR PUSTAKA
1. Siregar, C.J.P. Farmasi Rumah Sakit, Teori dan Penerapan. 2003. Jakarta: EGC.
2. Wolff, J.A., Cashman, R., Kweekeh, F.A., Managing Drug Supply 2nd ed. 1997. Connecticut, USA : Kumarian Press.
Jumat, 26 Februari 2010
Selasa, 09 Februari 2010
Seleksi Obat
Latar belakang :
- Obat merupakan sarana intervensi penting dlm pelayanan medis
- Pembelanjaan obat di RS merupakan komponen pembiayaan yg paling besar.
- Umumnya penerimaan dana dari sektor obat di rumah sakit swasta merupakan penunjang utama bagi pemasukan dana rumah sakit.
- Banyak dijumpai inefisiensi pengelolaan dan penggunaan obat di RS.
- Masih adanya mis-persepsi ttg pengg. obat di RS.
Tujuan pengelolaan obat di rumah sakit
- Agar obat tersedia di saat diperlukan
- Kuantitas mencukupi
- Mutu terjamin
- Mendukung “Good Quality Care” di rumah sakit.
- Menambah pendapatan Rumah Sakit (Swasta). Diperlukan efisiensi pengelolaan obat rumah sakit
PRINSIP PENGELOLAAN OBAT DI RUMAH SAKIT
1. Masing-masing tahap (seleksi dan perencanaan, pengadaan, distribusi, penggunaan) dapat berjalan sinkron dan saling mengisi.
2. Masukan informasi masing-masing tahap hrs dpt dipercaya.
3. Sumber informasi harus tersedia.
PERENCANAAN
Tahap :
1. Seleksi
2. Analisis metode perencanaan
3. Analisis data berkala
4. Menentukan priortas
5. Menghitung jumlah kebutuhan yang paling ekonomis
6. Menghitung waktu pengadaan yang paling ekonomis.
a. Proses kegiatan sejak meninjau masalah kesehatan di rumah sakit, identifikasi pemilihan terapi, bentuk sediaan, kriteria pemilihan, standarisasi/penyusunan formularium
b. Penentuan seleksi obat merupakan tugas dari PFT
c. Apoteker di PFT harus ambil peran aktif
PENTINGNYA SELEKSI OBAT
- Banyaknya jenis obat dapat mempersulit seleksi
- 70% obat adalah produk me-too, duplikatif atau non essensial drug.
- Obat yg toksisitasnya sangat besar dibanding khasiatnya, harus merupakan pilihan sekunder.
- Informasi tentang khasiat dan toksisitas obat baru relatif kurang memadai.
PERSONALIA YANG TERLIBAT
Dapat berupa :
a. Tim yang ditunjuk
b. Komite yang dibentuk/PFT
Keuntungan :
- Meminimumkan kepentingan pribadi
- Pemilihan lebih tepat dan sempurna
karena ada personalia dg latar belakang
yg tepat dan pengalaman yg luas.
KRITERIA SELEKSI
Persiapan seleksi
Determinasi penyakit yang umumnya ada dan menganalisa kecenderungan
Misal :
Digeneratif, Infeksi pernafasan, Infeksi saluran gastroin testinal, Infeksi saluran uriner, Luka (injuries).
- Karakteristik pasien (anak, orang dewasa, ibu hamil, dll)
o Tingkat pengetahuan dan keterampilan petugas kesehatan
- Telaah kebijakan pelayanan kesehatan (Asuransi Kesehatan, Askin dll)
KRITERIA WHO UNTUK SELEKSI OBAT ESENSIAL
- Sesuai dg kebutuhan penyakit
- Efektif dan aman
- Bermutu dari sisi ketersediaan hayati dan stabilitas
- Memenuhi kriteria cost-benefit ratio terhadap biaya pengobatan total
- Jenis obat telah dikenal betul, mempunyai perilaku farmakokinetik yang baik
- Obat diproduksi di negara sendiri
- Obat tunggal
PEDOMAN SELEKSI OBAT
1. Obat yang dipilih harus bermutu
2. Jenis obat sesedikit mungkin. Hindari duplikasi dan kesamaan jenis dan bentuk sediaan obat.
3. Obat baru hanya dipakai bila lebih besar keuntungannya dibanding obat yang sudah ada.
4. Kombinasi obat dipakai bila lebih menguntungkan dibanding obat tunggal.
5. Pilih obat yang merupakan drug of choice penyakit yang ada.
6. Kontraindikasi, efek samping harus diamati agar diperoleh gambaran rasio risiko dan keuntungan produk
7. Upayakan jenis obat termasuk sediaan obat generik
8. Penggunaan obat tradisional sangat dimungkinkan apabila ada permintaan khusus.
PRINSIP UMUM SELEKSI OBAT
1. Pilih jenis obat seminimum mungkin
R Tergantung dari jenis penyakit
R Sesuai data epidemiologi
2. Utamakan obat generik daripada obat paten
3. Pilih satu sediaan obat untuk setiap jenis obat
4. Gunakan daftar obat sesuai dg tingkat penggunaan (level of use)
5. Gunakan standar normal pengobatan yang umum.
IMPLIKASI SELEKSI OBAT DI RS
1. Formularium Rumah Sakit
2. Penerapan sistem formularium
a) SKEMA SISTEM FORMULARIUM
b) PROSES PENYUSUNAN FORMALIUM
Data 5 diagnosis dengan prevalensi tertinggi dari spesialistik dasar di Rumah Sakit tipe C
↓
Tentukan standar terapi tiap diagnosis (dari literatur)
↓
Buat daftar obat-obat yang digunakan
↓
Buka program Microsoft Excel, buat kolom-kolom: diagnosis, kelas terapi, sub kelas terapi, nama obat, sediaan, dosis, dan keterangan
↓
Menulis diagnosis, kelas terapi, sub kelas terapi, nama obat, sediaan, dosis dan keterangan
↓
Sesuaikan dengan daftar obat esensial nasional (DOEN)
↓
Beri keterangan tambahan
- Obat merupakan sarana intervensi penting dlm pelayanan medis
- Pembelanjaan obat di RS merupakan komponen pembiayaan yg paling besar.
- Umumnya penerimaan dana dari sektor obat di rumah sakit swasta merupakan penunjang utama bagi pemasukan dana rumah sakit.
- Banyak dijumpai inefisiensi pengelolaan dan penggunaan obat di RS.
- Masih adanya mis-persepsi ttg pengg. obat di RS.
Tujuan pengelolaan obat di rumah sakit
- Agar obat tersedia di saat diperlukan
- Kuantitas mencukupi
- Mutu terjamin
- Mendukung “Good Quality Care” di rumah sakit.
- Menambah pendapatan Rumah Sakit (Swasta). Diperlukan efisiensi pengelolaan obat rumah sakit
PRINSIP PENGELOLAAN OBAT DI RUMAH SAKIT
1. Masing-masing tahap (seleksi dan perencanaan, pengadaan, distribusi, penggunaan) dapat berjalan sinkron dan saling mengisi.
2. Masukan informasi masing-masing tahap hrs dpt dipercaya.
3. Sumber informasi harus tersedia.
PERENCANAAN
Tahap :
1. Seleksi
2. Analisis metode perencanaan
3. Analisis data berkala
4. Menentukan priortas
5. Menghitung jumlah kebutuhan yang paling ekonomis
6. Menghitung waktu pengadaan yang paling ekonomis.
a. Proses kegiatan sejak meninjau masalah kesehatan di rumah sakit, identifikasi pemilihan terapi, bentuk sediaan, kriteria pemilihan, standarisasi/penyusunan formularium
b. Penentuan seleksi obat merupakan tugas dari PFT
c. Apoteker di PFT harus ambil peran aktif
PENTINGNYA SELEKSI OBAT
- Banyaknya jenis obat dapat mempersulit seleksi
- 70% obat adalah produk me-too, duplikatif atau non essensial drug.
- Obat yg toksisitasnya sangat besar dibanding khasiatnya, harus merupakan pilihan sekunder.
- Informasi tentang khasiat dan toksisitas obat baru relatif kurang memadai.
PERSONALIA YANG TERLIBAT
Dapat berupa :
a. Tim yang ditunjuk
b. Komite yang dibentuk/PFT
Keuntungan :
- Meminimumkan kepentingan pribadi
- Pemilihan lebih tepat dan sempurna
karena ada personalia dg latar belakang
yg tepat dan pengalaman yg luas.
KRITERIA SELEKSI
Persiapan seleksi
Determinasi penyakit yang umumnya ada dan menganalisa kecenderungan
Misal :
Digeneratif, Infeksi pernafasan, Infeksi saluran gastroin testinal, Infeksi saluran uriner, Luka (injuries).
- Karakteristik pasien (anak, orang dewasa, ibu hamil, dll)
o Tingkat pengetahuan dan keterampilan petugas kesehatan
- Telaah kebijakan pelayanan kesehatan (Asuransi Kesehatan, Askin dll)
KRITERIA WHO UNTUK SELEKSI OBAT ESENSIAL
- Sesuai dg kebutuhan penyakit
- Efektif dan aman
- Bermutu dari sisi ketersediaan hayati dan stabilitas
- Memenuhi kriteria cost-benefit ratio terhadap biaya pengobatan total
- Jenis obat telah dikenal betul, mempunyai perilaku farmakokinetik yang baik
- Obat diproduksi di negara sendiri
- Obat tunggal
PEDOMAN SELEKSI OBAT
1. Obat yang dipilih harus bermutu
2. Jenis obat sesedikit mungkin. Hindari duplikasi dan kesamaan jenis dan bentuk sediaan obat.
3. Obat baru hanya dipakai bila lebih besar keuntungannya dibanding obat yang sudah ada.
4. Kombinasi obat dipakai bila lebih menguntungkan dibanding obat tunggal.
5. Pilih obat yang merupakan drug of choice penyakit yang ada.
6. Kontraindikasi, efek samping harus diamati agar diperoleh gambaran rasio risiko dan keuntungan produk
7. Upayakan jenis obat termasuk sediaan obat generik
8. Penggunaan obat tradisional sangat dimungkinkan apabila ada permintaan khusus.
PRINSIP UMUM SELEKSI OBAT
1. Pilih jenis obat seminimum mungkin
R Tergantung dari jenis penyakit
R Sesuai data epidemiologi
2. Utamakan obat generik daripada obat paten
3. Pilih satu sediaan obat untuk setiap jenis obat
4. Gunakan daftar obat sesuai dg tingkat penggunaan (level of use)
5. Gunakan standar normal pengobatan yang umum.
IMPLIKASI SELEKSI OBAT DI RS
1. Formularium Rumah Sakit
2. Penerapan sistem formularium
a) SKEMA SISTEM FORMULARIUM
b) PROSES PENYUSUNAN FORMALIUM
Data 5 diagnosis dengan prevalensi tertinggi dari spesialistik dasar di Rumah Sakit tipe C
↓
Tentukan standar terapi tiap diagnosis (dari literatur)
↓
Buat daftar obat-obat yang digunakan
↓
Buka program Microsoft Excel, buat kolom-kolom: diagnosis, kelas terapi, sub kelas terapi, nama obat, sediaan, dosis, dan keterangan
↓
Menulis diagnosis, kelas terapi, sub kelas terapi, nama obat, sediaan, dosis dan keterangan
↓
Sesuaikan dengan daftar obat esensial nasional (DOEN)
↓
Beri keterangan tambahan
PIO
PELAYANAN INFORMASI OBAT DI RUMAH SAKIT
Tujuan
Menunjang ketersediaan dan penggunaan obat yang tepat bagi pasien, tenaga kesehatan dan pihak lain.
Menyediakan dan memberikan informasi obat kepada pasien, tenaga kesehatan, dan pihak lain.
Menyediakan informasi untuk membuat kebijakan terkait obat bagi PFT.
Kewajiban Siapa?
- Kewajiban Instalasi Farmasi Rumah Sakit yakni kewajiban memberikan penerangan tentang obat-obatan (PERMENKES 085/MENKES/PER/I/1989).
Apoteker harus memberikan informasi obat yang benar, jelas dan mudah dimengerti, akurat, tidak bias, etis, bijaksana, dan terkini.
Landasan hukum
PASAL 4
Hak Konsumen adalah
a. Hak atas kenyamanan, keamanan, dan keselamatan dalam mengkonsumsi barang dan/atau jasa;
b. Hak untuk memilih barang dan/atau jasa serta mendapatkan barang dan/atau jasa tersebut sesuai dengan nilai tukar dan kondisi serta jaminan yang dijanjikan;
c. Hak atas informasi yang benar, jelas dan jujur mengenai kondisi dan jaminan barang dan/atau jasa;
d. Hak untuk didengar pendapat dan keluhannya atas barang dan/atau jasa yang digunakan;
e. Hak untuk mendapatkan advokasi, perlindungan dan upaya penyelesaian sengketa perlindungan konsumen secara patut.
f. Hak untuk mendapat pembinaan dan pendidikan konsumen;
g. Hak untuk diperlakukan atau dilayani secara benar dan jujur serta tidak diskriminatif;
h. Hak untuk mendapatkan kompensasi, ganti rugi dan/atau penggantian apabila barang dan/atau jasa yang diterima tidak sesuai dengan perjanjian atau tidak sebagaimana mestinya;
Pelayanan Informasi Obat
Sebagai kegiatan penyediaan dan pemberian informasi, rekomendasi obat yang independen, akurat, komprehensif, terkini oleh apoteker kepada pasien, masyarakat maupun pihak yang memlerukan di rumah sakit.
Meliputi penyediaan, penyajian, dan pengawasan mutu data/informasi dan keputusan profesional.
RUANG LINGKUP PIO
Menjawab pertanyaan
Menerbitkan buletin
Membantuunit lain dalam mendapatkan informasi obat.
Menyiapkan materi untuk brosur/leaflet informasi obat.
Mendukung kegiatan PFT.
Contoh-contoh
1. Memberikan jawaban atas pertanyaan spesifik melalui telepon surat, atau tatap muka.
2. Buletin bulanan
3. Leaflet
4. Cetak ulang reprint
5. Konsultasi tentang cara penjagaan terhadap reaksi ketidakcocokan obat
6. Tugas diklat (pelatihan perawat/pendidikan berkelanjutan)
7. Melakukan riset
Metode PIO
1. PIO dilayani oleh apoteker selama 24 jam atau on call (sesuaikan sikon RS)
2. PIO dilayani apoteker pada jam kerja, di luar jam kerja dilayani oleh apoteker jaga on call.
3. PIO dilayani oleh apoteker jaga pada jam kerja dan tidak ada PIO di luar jam kerja.
4. PIO tidak ada apoteker khusus, dilayani oleh semua apoteker sesuai waktu kebutuhan.
Sasaran Informasi Obat
1. Pasien dan atau keluarga pasien
2. Tenaga kesehatan: dokter, drg, apt, perawat, bidan, AA.
3. Pihak lain : manajemen, PFT, panitia infeksi nosokomial dan panitia klinik lainnya.
Sarana dan Prasarana
Sarana yang ideal: ruang kantor, ruang rapat, perpustakaan, komputer, telepon dan fax, internet, in house data base.
Apabila tidak ada sarana khusus gabung dengan ruang instalasi farmasi (kantor).
KEGIATAN PIO
1. Pelayanan
Kegiatan PIO bersifat aktif dan pasif.
Aktif : apt memberikan informasi obat tanpa menunggu adanya pertanyaan.
Pasif : apt memberikan informasi dengan adanya pertanyaan.
Menjawab pertanyaan : disampaikan secara verbal maupun tertulis, bersifat URGEN, tidak urgen, perlu penelusuran literatur serta evaluasi secara seksama.
Apt perlu terampil berkomunikasi, ramah dan bersifat rahasia.
PROSEDUR PENANGANAN PERTANYAAN
1. Menerima pertanyaan
2. Identitas penanya
3. Identifikasi masalah
4. Menerima permintaan informasi
5. Informasi latar belakang penanya
a. Latar belakang umum
b. Latar belakang spesifik (ADR, dosis,
interaksi obat, stabilitas obat, terapi obat, dosis terkait penyakit tertentu).
ALUR MENJAWAB PERTANYAAN DALAM PELAYANAN INFORMASI OBAT
TUJUAN PERMINTAAN INFORMASI
1. Permasalahan klinikal akut
2. Permasalahan klinikal non akut
3. Kuliah
4. Penelitian
PIO Pasif :
1. Pencampuran obat suntik bangsal bayi (NICU, PICU)
2. Pemberian obat bagi pasien dengan kondisi klinik tertentu
Tujuan
Menunjang ketersediaan dan penggunaan obat yang tepat bagi pasien, tenaga kesehatan dan pihak lain.
Menyediakan dan memberikan informasi obat kepada pasien, tenaga kesehatan, dan pihak lain.
Menyediakan informasi untuk membuat kebijakan terkait obat bagi PFT.
Kewajiban Siapa?
- Kewajiban Instalasi Farmasi Rumah Sakit yakni kewajiban memberikan penerangan tentang obat-obatan (PERMENKES 085/MENKES/PER/I/1989).
Apoteker harus memberikan informasi obat yang benar, jelas dan mudah dimengerti, akurat, tidak bias, etis, bijaksana, dan terkini.
Landasan hukum
PASAL 4
Hak Konsumen adalah
a. Hak atas kenyamanan, keamanan, dan keselamatan dalam mengkonsumsi barang dan/atau jasa;
b. Hak untuk memilih barang dan/atau jasa serta mendapatkan barang dan/atau jasa tersebut sesuai dengan nilai tukar dan kondisi serta jaminan yang dijanjikan;
c. Hak atas informasi yang benar, jelas dan jujur mengenai kondisi dan jaminan barang dan/atau jasa;
d. Hak untuk didengar pendapat dan keluhannya atas barang dan/atau jasa yang digunakan;
e. Hak untuk mendapatkan advokasi, perlindungan dan upaya penyelesaian sengketa perlindungan konsumen secara patut.
f. Hak untuk mendapat pembinaan dan pendidikan konsumen;
g. Hak untuk diperlakukan atau dilayani secara benar dan jujur serta tidak diskriminatif;
h. Hak untuk mendapatkan kompensasi, ganti rugi dan/atau penggantian apabila barang dan/atau jasa yang diterima tidak sesuai dengan perjanjian atau tidak sebagaimana mestinya;
Pelayanan Informasi Obat
Sebagai kegiatan penyediaan dan pemberian informasi, rekomendasi obat yang independen, akurat, komprehensif, terkini oleh apoteker kepada pasien, masyarakat maupun pihak yang memlerukan di rumah sakit.
Meliputi penyediaan, penyajian, dan pengawasan mutu data/informasi dan keputusan profesional.
RUANG LINGKUP PIO
Menjawab pertanyaan
Menerbitkan buletin
Membantuunit lain dalam mendapatkan informasi obat.
Menyiapkan materi untuk brosur/leaflet informasi obat.
Mendukung kegiatan PFT.
Contoh-contoh
1. Memberikan jawaban atas pertanyaan spesifik melalui telepon surat, atau tatap muka.
2. Buletin bulanan
3. Leaflet
4. Cetak ulang reprint
5. Konsultasi tentang cara penjagaan terhadap reaksi ketidakcocokan obat
6. Tugas diklat (pelatihan perawat/pendidikan berkelanjutan)
7. Melakukan riset
Metode PIO
1. PIO dilayani oleh apoteker selama 24 jam atau on call (sesuaikan sikon RS)
2. PIO dilayani apoteker pada jam kerja, di luar jam kerja dilayani oleh apoteker jaga on call.
3. PIO dilayani oleh apoteker jaga pada jam kerja dan tidak ada PIO di luar jam kerja.
4. PIO tidak ada apoteker khusus, dilayani oleh semua apoteker sesuai waktu kebutuhan.
Sasaran Informasi Obat
1. Pasien dan atau keluarga pasien
2. Tenaga kesehatan: dokter, drg, apt, perawat, bidan, AA.
3. Pihak lain : manajemen, PFT, panitia infeksi nosokomial dan panitia klinik lainnya.
Sarana dan Prasarana
Sarana yang ideal: ruang kantor, ruang rapat, perpustakaan, komputer, telepon dan fax, internet, in house data base.
Apabila tidak ada sarana khusus gabung dengan ruang instalasi farmasi (kantor).
KEGIATAN PIO
1. Pelayanan
Kegiatan PIO bersifat aktif dan pasif.
Aktif : apt memberikan informasi obat tanpa menunggu adanya pertanyaan.
Pasif : apt memberikan informasi dengan adanya pertanyaan.
Menjawab pertanyaan : disampaikan secara verbal maupun tertulis, bersifat URGEN, tidak urgen, perlu penelusuran literatur serta evaluasi secara seksama.
Apt perlu terampil berkomunikasi, ramah dan bersifat rahasia.
PROSEDUR PENANGANAN PERTANYAAN
1. Menerima pertanyaan
2. Identitas penanya
3. Identifikasi masalah
4. Menerima permintaan informasi
5. Informasi latar belakang penanya
a. Latar belakang umum
b. Latar belakang spesifik (ADR, dosis,
interaksi obat, stabilitas obat, terapi obat, dosis terkait penyakit tertentu).
ALUR MENJAWAB PERTANYAAN DALAM PELAYANAN INFORMASI OBAT
TUJUAN PERMINTAAN INFORMASI
1. Permasalahan klinikal akut
2. Permasalahan klinikal non akut
3. Kuliah
4. Penelitian
PIO Pasif :
1. Pencampuran obat suntik bangsal bayi (NICU, PICU)
2. Pemberian obat bagi pasien dengan kondisi klinik tertentu
Penyimpanan
PENYIMPANAN
Penyimpanan berarti mengelola barang yang ada dalam persediaan, dengan maksud selalu dapat menjamin ketersediaannya bila sewaktu-waktu dibutuhkan pasien, terjadi stock out atau over stock, tempat penyimpanan yakni gudang farmasi.
Tujuan penyimpanan :
- Memelihara mutu barang dan menjaga kelangsungan persediaan (selalu ada stock)
- Menjamin keamanan dari kecurian dan kebakaran
- Memudahkan dalam pencarian dan pengawaasan persediaan barang kadaluarsa.
- Menjamin pelayanan yang cepat dan tepat.
Fungsi gudang farmasi adalah :
- Menjamin pelayanan yang cepat dan tepat. Menerima, menyimpan, memelihara, dan mendistribusikan perbekalan farmasi.
- Menyiapkan penyusunan rencana, pencatatan pelaporan mengenai persediaan dan penggunaan perbekalan farmasi.
- Mengamati mutu dan khasiat obat yang disimpan.
GUDANG
PENGELOLA GUDANG
Dilaksanakan oleh tenaga yang kompeten, terdidik, mempunyai ijin untuk menangani yakni farmasis.
Guna mempermudah pengawasan maka unit perbekalan farmasi harus dibawah pengelolaan farmasis untuk menjamin persediaan selalu tetap memenuhi persyaratan kefarmasian.
KEGIATAN DI GUDANG
Pemeriksaan obat/alkes /aldok yang baru datang.
Penerimaan obat (perbekalan farmasi)
Pengaturan
Penyimpanan
Pengeluaran
Transportasi
Administrasi
Pelaporan
Persyaratan ruang penyimpanan perbekalan farmasi :
- Accessibility, ruang penyimpanan harus mudah dan cepat diakses
- Utilities, ruang penyimpanan harus memiliki sumber listrik, air, AC, dan fasilitas lain.
- Communication, ruangan penyimpanan itu harus memiliki alat komunikasi.
- Drainage, ruangan penyimpanan harus berada di lingkungan baik dengan sistem pengairan yang baik pula.
- Size, ruang penyimpanan harus memiliki ukuran yang cukup untuk menampung barang yang ada.
- Security, ruang penyimpanan aman dari resiko pencurian dan penyalahgunaan serta hewan pengganggu.
Jenis perbekalan farmasi yang disimpan di gudang :
Faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam penyimpanan :
- Penyimpanan < 25°C (sejuk) : disimpan dalam ruangan ber-AC
- Penyimpanan dingin disimpan dalam lemari pendingin (2-8°C).
- Penyimpanan 0°C disimpan dalam freezer.
- Narkotika disimpan dalam lemari narkotika yang mempunyai aturan sesuai dengan ketentuan.
- Barang mudah terbakar disimpan dalam gudang tahan api yang dilengkapi dengan alat pemadam kebakaran.
Metode penyimpanan perbekalan farmasi di Instalasi Farmasi Rumah Sakit :
- Berdasarkan bentuk sediaan, penyimpanan sediaan padat (tablet), sediaan cair (sirup), serta alat-alat kesehatan harus dipisahkan,sesuai sifat fisika kimianya ( ikuti petunjuk yg tertera pada kemasan )
- Vaksin ?B3?Citostatika ?Reagensia?bahan radiologi ? Injeksi ? Infus ?
- Menurut abjad atau alfabetis
- Menurut farmakoterapi
- Sistem First in first out (FIFO)/ First expire first out (FEFO) atau kombinasi keduanya. Untuk sistem FIFO, penyimpanan berdasarkan pada obat yang pertama kali masuk, sedangkan sistem FEFO berdasarkan pada obat yang punya expire date terdekat.
MANUAL UNTUK GUDANG
- Tetapkan kebijakan utama
- Organisasi gudang & garis tugas wewenang tanggung jawab
- Job descriptions setiap orang yang bertugas di gudang, sesuai jenjangnya.
- Sistem informasi logistik :
- Flow chart : barang; surat/dokumen
- Form-form operasional : invoice; laporan penerimaan barang; permintaan; kartu rekaman stock; blangko expedisi barang
- Prosedur akuntansi
- Prosedur sistem kontrol inventaris
- Administrasi gudang : budget operasional; prosedur pemeliharaan
- Prosedur khusus : KLB, dll.
PENYIMPANAN B3
(BAHAN BERBAHAYA DAN BERACUN)
Bahan mudah terbakar, meledak, korosif, karsinogenik. Penyimpanan B3 disertai MSDS (Material Safety Data Sheet).
Contoh MSDS :
Disimpan di tempat yang aman, terhindar dari benturan fisik, ruangan penyimpanan kering, sejuk, berventilasi cukup, jauh dari tempat berpotensi kebakaran, bebas rokok.
WADAH :
Diberi tanda peringatan : “JAUHKAN DARI PANAS, PERCIKAN DAN SEMBURAN API, TIDAK BOLEH DIHIRUP, HINDARI KONTAK DENGAN MATA, KULIT, DAN PAKAIAN, WADAH HARUS TERTUTUP RAPAT, GUNAKAN DALAM KEADAAN VENTILASI CUKUP, CUCI TANGAN SETELAH MENGGUNAKAN ALKOHOL.”
Distribusi
Selama distribusi wadah harus tertutup rapat
Jauhkan dari bahaya api dan benturan
Selama mendistribusikan alkohol, petugas tidak boleh merokok
Penggunaan :
- Bila akan digunakan sebagai bahan desinfektan, alcohol harus diencerkan sampai 70%
- Petugas yang mengencerkan alcohol dan menggunakan alcohol sebagai pelarut harus memakai pelindung diri yaitu : sarung tangan karet, masker, jas lab, kacamata pelindung atau pelindung muka dan harus berada di dekat fasilitas air mengalir.
- Penggunaan oleh medis/paramedis sesuai dengan protap yang berlaku.
- Penanggulangan kontaminasi
- Bila terhirup, segera pindahkan penderita ke udara segar. Jika tidak bernafas berikan nafas buatan. Jika kesulitan bernafas berikan oksigen kemudian bawa ke ruang gawat darurat.
- Bila tertelan, dirangsang untuk muntah oleh petugas medis. Jangan memberikan apapun melalui mulut kepada orang yang tidak sadar.
- Bila terkena kulit, buka segera pakaian yang terkontaminasi. Cuci kulit dengan sabun atau deterjen yang lembut dan air mengalir paling tidak selama 15 menit. Periksakanlah ke dokter bila terdapat luka iritasi yang bertambah parah.
- Bila terkena mata, segera basuh dengan air mengalir paling tidak selama 15 menit, sambil dibuka kelopak mata atas dan bawah. Bawa ke ruang gawat darurat
SISTEM ADMINISTRASI GUDANG
- Buku harian penerimaan
- Buku harian pengeluaran
- Kartu persediaan
- Kartu barang
- Surat perintah mengeluarkan barang,
- Surat bukti barang keluar,
- Surat kiriman barang
- Daftar isi kemasan/packing list
- Berita acara penerimaan barang,
- Palaporan: Laporan mutasi, laporan tahunan,
- Laporan stock opname
- Pencatatan obat ED/rusak
- Berita acara pemusnahan obat.
PROBLEM-PROBLEM GUDANG
Kurang teliti dalam memeriksa obat
Penempatan yang tidak sesuai dengan protap
Packing yang hampir sama
Tidak disiplin melakukan pencatatan
Tidak disiplin melakukan mutasi barang
AC mati
Stock obat dengan pencatatan tidak sama dll.
Indikator Mutu Penyimpanan Obat di Gudang Farmasi.
1. Prosentase ketidaksesuaian barang antara di gudang dengan pencatatan :
Sample counting. Sampel counting dilakukan dengan cara mencocokkan jumlah barang yang ada di gudang dengan yang tercantum di kartu stok, serta yang tertera dalam komputer. Pengamatan dilakukan dalam waktu yang sama.
2. TOR (Turn Over Ratio)
Beberapa kali perputaran yaitu modal dalam satu tahun. Semakin tinggi nilai TOR semakin efisien persediaan obat.
Rumus :
TOR = Harga pokok pembelian dibagi rata-rata persediaan
HPP = Stok awal + pembelian – stok akhir.
3. Prosentase stock akhir
4. Stock mati
Death stock (stok mati) menunjukkan item persediaan barang di gudang yang tidak mengalami transaksi dalam waktu minimal 3 bulan.
5. Prosentase Barang yang akan ED
Pemeriksaan obat yang akan expire date atau kadaluarsa harus dilakukan dengan teliti dengan tujuan untuk mengetahui tingkat keamanan penggunaannya dan kepastian jumlah fisik obat yang masa aman penggunaannya hampir atau sudah berakhir di dalam sistem penyimpanan yaitu gudang farmasi.
6. Prosentase stock berlebih
7. Kesesuaian sistem distribusi obat FIFO, FEFO
Penyimpanan berarti mengelola barang yang ada dalam persediaan, dengan maksud selalu dapat menjamin ketersediaannya bila sewaktu-waktu dibutuhkan pasien, terjadi stock out atau over stock, tempat penyimpanan yakni gudang farmasi.
Tujuan penyimpanan :
- Memelihara mutu barang dan menjaga kelangsungan persediaan (selalu ada stock)
- Menjamin keamanan dari kecurian dan kebakaran
- Memudahkan dalam pencarian dan pengawaasan persediaan barang kadaluarsa.
- Menjamin pelayanan yang cepat dan tepat.
Fungsi gudang farmasi adalah :
- Menjamin pelayanan yang cepat dan tepat. Menerima, menyimpan, memelihara, dan mendistribusikan perbekalan farmasi.
- Menyiapkan penyusunan rencana, pencatatan pelaporan mengenai persediaan dan penggunaan perbekalan farmasi.
- Mengamati mutu dan khasiat obat yang disimpan.
GUDANG
PENGELOLA GUDANG
Dilaksanakan oleh tenaga yang kompeten, terdidik, mempunyai ijin untuk menangani yakni farmasis.
Guna mempermudah pengawasan maka unit perbekalan farmasi harus dibawah pengelolaan farmasis untuk menjamin persediaan selalu tetap memenuhi persyaratan kefarmasian.
KEGIATAN DI GUDANG
Pemeriksaan obat/alkes /aldok yang baru datang.
Penerimaan obat (perbekalan farmasi)
Pengaturan
Penyimpanan
Pengeluaran
Transportasi
Administrasi
Pelaporan
Persyaratan ruang penyimpanan perbekalan farmasi :
- Accessibility, ruang penyimpanan harus mudah dan cepat diakses
- Utilities, ruang penyimpanan harus memiliki sumber listrik, air, AC, dan fasilitas lain.
- Communication, ruangan penyimpanan itu harus memiliki alat komunikasi.
- Drainage, ruangan penyimpanan harus berada di lingkungan baik dengan sistem pengairan yang baik pula.
- Size, ruang penyimpanan harus memiliki ukuran yang cukup untuk menampung barang yang ada.
- Security, ruang penyimpanan aman dari resiko pencurian dan penyalahgunaan serta hewan pengganggu.
Jenis perbekalan farmasi yang disimpan di gudang :
Faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam penyimpanan :
- Penyimpanan < 25°C (sejuk) : disimpan dalam ruangan ber-AC
- Penyimpanan dingin disimpan dalam lemari pendingin (2-8°C).
- Penyimpanan 0°C disimpan dalam freezer.
- Narkotika disimpan dalam lemari narkotika yang mempunyai aturan sesuai dengan ketentuan.
- Barang mudah terbakar disimpan dalam gudang tahan api yang dilengkapi dengan alat pemadam kebakaran.
Metode penyimpanan perbekalan farmasi di Instalasi Farmasi Rumah Sakit :
- Berdasarkan bentuk sediaan, penyimpanan sediaan padat (tablet), sediaan cair (sirup), serta alat-alat kesehatan harus dipisahkan,sesuai sifat fisika kimianya ( ikuti petunjuk yg tertera pada kemasan )
- Vaksin ?B3?Citostatika ?Reagensia?bahan radiologi ? Injeksi ? Infus ?
- Menurut abjad atau alfabetis
- Menurut farmakoterapi
- Sistem First in first out (FIFO)/ First expire first out (FEFO) atau kombinasi keduanya. Untuk sistem FIFO, penyimpanan berdasarkan pada obat yang pertama kali masuk, sedangkan sistem FEFO berdasarkan pada obat yang punya expire date terdekat.
MANUAL UNTUK GUDANG
- Tetapkan kebijakan utama
- Organisasi gudang & garis tugas wewenang tanggung jawab
- Job descriptions setiap orang yang bertugas di gudang, sesuai jenjangnya.
- Sistem informasi logistik :
- Flow chart : barang; surat/dokumen
- Form-form operasional : invoice; laporan penerimaan barang; permintaan; kartu rekaman stock; blangko expedisi barang
- Prosedur akuntansi
- Prosedur sistem kontrol inventaris
- Administrasi gudang : budget operasional; prosedur pemeliharaan
- Prosedur khusus : KLB, dll.
PENYIMPANAN B3
(BAHAN BERBAHAYA DAN BERACUN)
Bahan mudah terbakar, meledak, korosif, karsinogenik. Penyimpanan B3 disertai MSDS (Material Safety Data Sheet).
Contoh MSDS :
Disimpan di tempat yang aman, terhindar dari benturan fisik, ruangan penyimpanan kering, sejuk, berventilasi cukup, jauh dari tempat berpotensi kebakaran, bebas rokok.
WADAH :
Diberi tanda peringatan : “JAUHKAN DARI PANAS, PERCIKAN DAN SEMBURAN API, TIDAK BOLEH DIHIRUP, HINDARI KONTAK DENGAN MATA, KULIT, DAN PAKAIAN, WADAH HARUS TERTUTUP RAPAT, GUNAKAN DALAM KEADAAN VENTILASI CUKUP, CUCI TANGAN SETELAH MENGGUNAKAN ALKOHOL.”
Distribusi
Selama distribusi wadah harus tertutup rapat
Jauhkan dari bahaya api dan benturan
Selama mendistribusikan alkohol, petugas tidak boleh merokok
Penggunaan :
- Bila akan digunakan sebagai bahan desinfektan, alcohol harus diencerkan sampai 70%
- Petugas yang mengencerkan alcohol dan menggunakan alcohol sebagai pelarut harus memakai pelindung diri yaitu : sarung tangan karet, masker, jas lab, kacamata pelindung atau pelindung muka dan harus berada di dekat fasilitas air mengalir.
- Penggunaan oleh medis/paramedis sesuai dengan protap yang berlaku.
- Penanggulangan kontaminasi
- Bila terhirup, segera pindahkan penderita ke udara segar. Jika tidak bernafas berikan nafas buatan. Jika kesulitan bernafas berikan oksigen kemudian bawa ke ruang gawat darurat.
- Bila tertelan, dirangsang untuk muntah oleh petugas medis. Jangan memberikan apapun melalui mulut kepada orang yang tidak sadar.
- Bila terkena kulit, buka segera pakaian yang terkontaminasi. Cuci kulit dengan sabun atau deterjen yang lembut dan air mengalir paling tidak selama 15 menit. Periksakanlah ke dokter bila terdapat luka iritasi yang bertambah parah.
- Bila terkena mata, segera basuh dengan air mengalir paling tidak selama 15 menit, sambil dibuka kelopak mata atas dan bawah. Bawa ke ruang gawat darurat
SISTEM ADMINISTRASI GUDANG
- Buku harian penerimaan
- Buku harian pengeluaran
- Kartu persediaan
- Kartu barang
- Surat perintah mengeluarkan barang,
- Surat bukti barang keluar,
- Surat kiriman barang
- Daftar isi kemasan/packing list
- Berita acara penerimaan barang,
- Palaporan: Laporan mutasi, laporan tahunan,
- Laporan stock opname
- Pencatatan obat ED/rusak
- Berita acara pemusnahan obat.
PROBLEM-PROBLEM GUDANG
Kurang teliti dalam memeriksa obat
Penempatan yang tidak sesuai dengan protap
Packing yang hampir sama
Tidak disiplin melakukan pencatatan
Tidak disiplin melakukan mutasi barang
AC mati
Stock obat dengan pencatatan tidak sama dll.
Indikator Mutu Penyimpanan Obat di Gudang Farmasi.
1. Prosentase ketidaksesuaian barang antara di gudang dengan pencatatan :
Sample counting. Sampel counting dilakukan dengan cara mencocokkan jumlah barang yang ada di gudang dengan yang tercantum di kartu stok, serta yang tertera dalam komputer. Pengamatan dilakukan dalam waktu yang sama.
2. TOR (Turn Over Ratio)
Beberapa kali perputaran yaitu modal dalam satu tahun. Semakin tinggi nilai TOR semakin efisien persediaan obat.
Rumus :
TOR = Harga pokok pembelian dibagi rata-rata persediaan
HPP = Stok awal + pembelian – stok akhir.
3. Prosentase stock akhir
4. Stock mati
Death stock (stok mati) menunjukkan item persediaan barang di gudang yang tidak mengalami transaksi dalam waktu minimal 3 bulan.
5. Prosentase Barang yang akan ED
Pemeriksaan obat yang akan expire date atau kadaluarsa harus dilakukan dengan teliti dengan tujuan untuk mengetahui tingkat keamanan penggunaannya dan kepastian jumlah fisik obat yang masa aman penggunaannya hampir atau sudah berakhir di dalam sistem penyimpanan yaitu gudang farmasi.
6. Prosentase stock berlebih
7. Kesesuaian sistem distribusi obat FIFO, FEFO
Perencanaan obat
A. PROCUREMENT
1. PERENCANAAN
A. METODE KONSUMSI
B. METODE EPIDEMOLOGI
C. METODE KOMBINASI
D. PRIORITAS PENYEDIAAN
E. ANALISA VEN, ABC
2. PENGADAAN
A. PEMBELIAN
B. PRODUKSI
C. PENYIMPANAN
B. DISTRIBUTION
1. MANAJEMEN INVENTORI
2. KONTROL STOCK
3. SISTEM DISTRIBUSI OBAT
4. SISTEM PELAYANAN SATU PINTU
C. DRUG MANAGEMENT CYCLE
• PERENCANAAN
Merupakan proses kegiatan dalam pemilihan jenis, jumlah dan harga perbekalan farmasi yang sesuai dengan kebutuhan dan anggaran.
Out Put :
Daftar perencanaan kebutuhan obat
• METODE PERENCANAAN
• Metode Konsumsi
• Metode Epidemiologi
• Kombinasi Metode Konsumsi dan Epidemiologi
• PEDOMAN PERENCANAAN
• DOEN, Formularium Rumah Sakit, Standar Terapi Rumah Sakit, Ketentuan setempat yang berlaku.
• Data catatan medik
• Anggaran yang tersedia
• Penetapan prioritas
• Siklus penyakit
• Sisa persediaan
• Data pemakaian periode yang lalu
• Rencana pengembangan pelayanan RS
• METODE KONSUMSI
Perhitungan kebutuhan didasarkan pada data riil konsumsi obat periode yang lalu, dengan berbagai penyesuaian dan koreksi.
• LANGKAH-LANGKAH METODE KONSUMSI
1. Lakukan Evaluasi :
a. Evaluasi rasionalitas pola pengobatan
periode lalu.
b. Evaluasi suplai obat periode lalu
c. Evaluasi data stock, distribusi dan
penggunaan obat periode lalu
d. Pengamatan kecelakaan dan
kehilangan obat.
2.Estimasi jumlah kebutuhan obat periode
mendatang dengan memperhatikan :
ð perubahan populasi cakupan pelayanan
ð perubahan pola morbiditas
ð perubahan fasilitas pelayanan
3. Penerapan perhitungan
1. Penetapan periode konsumsi
2. Perhitungan penggunaan tiap jenis obat
periode lalu.
3. Lakukan koreksi terhadap kecelakaan dan
kehilangan
4. Lakukan koreksi terhadap stock-out
5. Hitung lead time untuk menentukan
safety stock
• Rumus (yang telah disederhanakan)
CT = (CA x T) + SS – Sisa stock
• METODE EPIDEMIOLOGI
ð Mengetahui kebutuhan perbekalan kesehatan suatu populasi masyarakat tertentu (obat program KB, obat program imunisasi)
ð Memperkirakan kebutuhan obat atas dasar data epidemiologi
• Data yang diperlukan berupa : morbiditas, jenis penyakit yang penting, problem kesehatan, jumlah episode setiap penyakit per periode, kebutuhan obat yang mudah diperkirakan dengan rata-rata standard terapi.
• Sangat cocok bila ada data statistik kesehatan yang lengkap dan program kesehatan yang mapan, standar terapi yg mantap.
• Tidak cocok apabila data statistik kesehatan tidak baik dan variasi kondisi antar daerah sangat besar, standar terapi yang kurang dipatuhi
• LANGKAH-LANGKAH PERENCANAAN METODE EPIDEMIOLOGI
1. Susun daftar masalah kesehatan/penyakit utama yang terjadi
2. Lakukan pengelompokan pasien misal : umur
ð Anak 0 - 4 tahun
ð Anak 5 - 14 tahun
ð Wanita 15 - 44 tahun
ð Laki-laki 15 - 44 tahun
ð Orang tua > 45 tahun
Prinsip penggolongan umur harus sesederhana mungkin
3. Tentukan frekuensi tiap penyakit per tahun/per periode
4. Susun standard terapi rata-rata/terapi ideal
5.Dengan mengetahui data epidemiologi, estimasikan tipe dan frekuensi pengobatan yang diperlukan.
Contoh : untuk kasus diarrhea, estimasikan :
ð 90% kasus diberi oral rehidrasi
ð 10% kasus diberi cairan intra vena
ð 5% kasus perlu metronidazole untuk amuba
ð 10% kasus perlu antibiotik untuk disentri basiler dan kolera.
6. Susun daftar obat yang dikuantifikasikan
7. Hitung jumlah episode pengobatan untuk setiap penyakit
8. Hitung kuantitas obat yang dibutuhkan
9. Hitung safety stock, atau jumlah obat diperkirakan hilang
• Contoh Perencanaan Metode Epidemologi untuk kasus luka bakar
Kasus Luka Bakar grade 2 Tahun 2007
- Anak = 24 anak
- Dewasa = 36 orang
Prediksi kebutuhan obat luka bakar tahun 2008 sebagai berikut :
- Rata-rata lama rawat 15 hari
- Standard pengobatan luka bakar anak per
hari rawat sebagai berikut :
Obat per oral rawat inap lanjutan 5 hari kemudian
lanjut 5 hari rawat di rumah (rawat jalan) sbb :
1. Amoxicilin tab 3 x 500mg x 10 hr = 30 tab
2. Vitamin C tab 3 x 250mg x 10 hr = 30 tab
a. Hitunglah total kebutuhan obat dan alkes untuk pasien luka bakar anak!
b. Bagaimana hitungan kebutuhan obat dan alkes untuk luka bakar dewasa?
c. Bagaimana hitungan kebutuhan obat dan alkes luka bakar untuk balita?
d. Berapa waktu dibutuhkan untuk menyelesaikan perhitungan perencanaan dengan metode epidemologi ini?
e. Berapa total kebutuhan biaya obat dan alkes untuk kasus luka bakar anak dan dewasa?
f. Penyulit apa yang saudara temui?
• Latihan
Susunlah kebutuhan obat dengan metode
epidemologi untuk kasus :
- TB paru dewasa rawat jalan rata-rata per bulan 30 orang.
- Infeksi saluran kemih dewasa rawat jalan per bulan rata-rata 10 orang.
- DM tipe 2 rata-rata per bulan 480 orang.
Perencanaan dengan metode epidemiologi membutuhkan prediksi epidemiologi yang tepat.
Bagaimana memprediksi epidemiologi yang mana kasus penyakit fluktuatif, kecenderungannya menaik atau menurun sehingga tidak bisa diambil data rata-rata. Maka dapat digunakan beberapa metode antara lain :
Melakukan analisis data berkala sehingga mendapatkan garis trend/regresi.
Menggunakan pendekatan analisis regresi sederhana.
• ANALISA DATA BERKALA
• Analisa data berkala yakni analisis data yang dikumpulkan dari waktu ke waktu untuk mendapatkan gambaran atau trend pelayanan di RS.
• Data berkala = deret berkala
• Analisa ini dapat digunakan untuk melakukan koreksi-koreksi perkembangan (kenaikan/penurunan) penyakit/tindakan medik baik pola perencanaan epidemiologi/konsumsi.
• BEBERAPA CARA ANALISIS DATA BERKALA
1.Trend :
- gerakan yang menunjukkan arah per-kembangan secara umum (kecenderungan naik/turun)
- Analisa trend
2. Siklus : gerakan jangka panjang di sekitar garis trend.
3. Gerakan/variasi musiman : gerakan yang punya pola tetap dari waktu ke waktu.
4. Gerakan/variasi tidak teratur : gerakan/variasi yang bersifat sporadis. (misal : RL diwaktu KLB diare)
Perkiraan 2008 kunjungan rawat jalan
Y = a + bx (persamaan regresi sederhana)
Y = Proyeksi rasio
a = Konstanta
b = koefisien regresi
x = tahun yang diproyeksikan
Sxy = a Sx + b Sx²
4,38 = 6a + 14b (Persamaan II)
Y = n a + bx (Persamaan I)
2,07 = 3.a + 6b
• Latihan
• Bagaimana prediksi kasus cedera kepala berat dengan craniotomi tahun 2009?
• Dengan data sebelumnya :
Tahun 2001 : 165 px Tahun 2005 : 324 px
Tahun 2002 : 199 px Tahun 2006 : 387 px
Tahun 2003 : 215 px Tahun 2007 : 469 px
Tahun 2004 : 285 px Tahun 2008 : 612 px
• Hitunglah kebutuhan obat dan alkes untuk tindakan bedah syaraf (craniotomi).
• Metode Kombinasi :
Konsumsi dan Epidemiologi
• Berupa perhitungan kebutuhan obat atau alkes yang mana telah mempunyai data konsumsi yang jelas namun kasus penyakit cenderung berubah (naik atau turun).
• Gabungan perhitungan metode konsumsi dengan koreksi epidemiologi yang sudah dihitung dengan suatu prediksi (boleh prosentase kenaikan kasus atau analisa trend).
• Contoh :
Data konsumsi rata-rata perbulan tahun
2008 perawatan cedera kepala berat :
- Manitol infus 500ml = 390 btl
- Citilcholin inj = 790 amp
- Piracetam 3 gr inj = 527 amp
- Ranitidin inj = 800 amp
- Cefotaxim Inj = 800 amp
Kecenderungan kasus cedera kepala berat naik bagaimana menghitung kebutuhan obat-obat tersebut? Lihat data kasus cedera kapala berat sebelumnya?
• PENERAPAN METODE PERENCANAAN
DI RS
METODE KONSUMSI :
Digunakan untuk obat atau alkes yang sudah mempunyai data konsumsi yang mantap, yang tidak bisa dihitung dengan kasus per kasus penyakit.
Misal : - Infus cairan dasar (RL, D5%, NACL dll).
- Injeksi antibiotika generik ,inj generik
- Alat kesehatan habis pakai spuit,
infuset, IV Cateter dll.
• METODE EPIDEMOLOGI DIGUNAKAN UNTUK :
• Perencanaan kebutuhan obat yang mana kasus penyakit cenderung naik atau turun.
• Perencanaan kebutuhan penyakit tertentu, terutama penyakit yang perlu menggunakan obat mahal (obat kanker, albumin, anastesi inhalasi).
• Program pengembangan pelayanan kesehatan RS yang baru.
• Penyediaan obat floor stock di ruang rawat inap atau ruang tindakan medik.
• METODE KOMBINASI DIGUNAKAN UNTUK :
• Untuk obat & Alkes yang terkadang fluktuatif maka dapat menggunakan metode konsumsi dg koreksi² pola penyakit, perubahan, jenis/jumlah tindakan, perubahan pola peresepan, perubahan kebijakan pelayanan kesehatan.
• Farmasis harus mengikuti perkembangan perubahan pola penyakit, dan perubahan-perubahan terkait dan secara terus menerus melakukan analisa data
• Harus disertai kesepakatan penatalaksanaan terapi/tindakan antara pihak SMF, Farmasi, pihak manajemen RS.
• Farmasi perlu sering berkomunikasi dengan pihak terkait dan memonitor jumlah tindakan/kunjungan & persediaan obat.
• PROBLEM PERENCANAAN DI RS
• GAP Anggaran : antara perhitungan kebutuhan anggaran dengan anggaran yang tersedia di RS.
• Upaya untuk mengatasi problem tsb dgn prioritas pemilihan obat untuk meningkat-kan efektifitas dan efisiensi pengelolaan obat.
• Efektifitas : situasi telah memberikan pelayanan yg cukup, tdk terjadi kekosongan obat.
• Efisiensi : efektifitas dicapai dengan biaya minimal.
• UNTUK MENENTUKAN PRIORITAS PEMILIHAN OBAT MENGGUNAKAN ANALISA :
• ANALISA ABC (PARETO)
• ANALISA VEN
• ANALISA PUT
• ANALISA VEN
(Vital, essensial, Non Essensial)
Semua jenis obat yang tercantum dlm daftar obat
dikelompokkan ke dlm 3 kelompok VEN sebagai berikut :
• Kel. Vital, kelompok obat yang sangat utama (pokok/vital) antara lain : obat penyelamat jiwa, obat untuk pelayanan kesehatan pokok, obat untuk mengatasi penyakit penyebab kematian terbesar, dibutuhkan sangat cepat, tidak dapat digantikan obat lain.
• Kel. Essensial, obat yang bekerja kausal yaitu obat yang bekerja pada sumber penyebab penyakit, tidak untuk mencegah kematian secara langsung/kecacatan.
• Kel. Non Essensial, merupakan obat penunjang yaitu obat yang kerjanya ringan dan biasa digunakan untuk menimbulkan kenyamanan atau untuk mengatasi keluhan ringan.
Contoh :
Dihidrasi berat :
RL ?
Oralit ?
Shock : adrenalin inj ?
Gigitan ular : ABU inj?
Asam Traneksamat inj?
Lihat makalah!
• PENGGOLONGAN OBAT SISTEM VEN DAPAT DIGUNAKAN :
• Penyesuaian rencana kebutuhan obat dengan alokasi dana yang tersedia.
• Dalam penyusunan rencana kebutuhan obat yang masuk kelompok vital agar diusahakan tidak terjadi kekosongan obat.
• Untuk menyusun daftar VEN perlu ditentukan terlebih dahulu kriteria penentuan VEN. Dlm penentuan kriteria perlu mempertimbangkan kebutuhan masing-masing spesialisasi.
Kriteria yang disusun dapat mencakup berbagai
aspek antara lain :
- Klinis, konsumsi, target kondisi dan biaya.
Langkah-langkah menentukan VEN.
1. Menyusun kriteria menentukan VEN
2. Menyediakan data pola penyakit
3. Standar pengobatan
Penentuan Kritera VEN dilakukan oleh tim yaitu Panitia
Farmasi
• Contoh menentukan sistem VEN
• ANALISA ABC (Always, Better, Control) atau pareto.
• Berdasarkan atas nilai ekonomis barang
• Gol. A : jika nilai penggunaan paling tinggi 75 – 80% dari total biaya dengan jumlah 10-20% dari total jenis obat.
• Gol. B : jika nilai penggunaan banyak menghabiskan 15-20% dari total biaya dengan jumlah 30% dari total jenis obat.
• Gol. C : jika tidak butuh penanganan khusus menghabiskan biaya 5-10% dari total biaya dengan menggunakan jumlah obat 50% dari total jenis obat.
• ANALISA PUT (Prioritas Utama Tambahan)
- Prioritas : termasuk didalamnya kategori vital A, Vital B, Vital C.
- Utama : termasuk didalamnya Kategori Essensial A, Essensial B, Essensial C.
- Tambahan : termasuk didalamnya kategori non essensial A, non essensial B, non essensial C.
• INDIKATOR PERENCANAAN
1. Prosentase kesesuaian pembelian dg perencanaan awal tahunan
2. Prosentase kesesuaian dana pembelian dg perencanaan anggaran
3. Prosentase kesesuaian perencanaan terhadap formularium.
1. PERENCANAAN
A. METODE KONSUMSI
B. METODE EPIDEMOLOGI
C. METODE KOMBINASI
D. PRIORITAS PENYEDIAAN
E. ANALISA VEN, ABC
2. PENGADAAN
A. PEMBELIAN
B. PRODUKSI
C. PENYIMPANAN
B. DISTRIBUTION
1. MANAJEMEN INVENTORI
2. KONTROL STOCK
3. SISTEM DISTRIBUSI OBAT
4. SISTEM PELAYANAN SATU PINTU
C. DRUG MANAGEMENT CYCLE
• PERENCANAAN
Merupakan proses kegiatan dalam pemilihan jenis, jumlah dan harga perbekalan farmasi yang sesuai dengan kebutuhan dan anggaran.
Out Put :
Daftar perencanaan kebutuhan obat
• METODE PERENCANAAN
• Metode Konsumsi
• Metode Epidemiologi
• Kombinasi Metode Konsumsi dan Epidemiologi
• PEDOMAN PERENCANAAN
• DOEN, Formularium Rumah Sakit, Standar Terapi Rumah Sakit, Ketentuan setempat yang berlaku.
• Data catatan medik
• Anggaran yang tersedia
• Penetapan prioritas
• Siklus penyakit
• Sisa persediaan
• Data pemakaian periode yang lalu
• Rencana pengembangan pelayanan RS
• METODE KONSUMSI
Perhitungan kebutuhan didasarkan pada data riil konsumsi obat periode yang lalu, dengan berbagai penyesuaian dan koreksi.
• LANGKAH-LANGKAH METODE KONSUMSI
1. Lakukan Evaluasi :
a. Evaluasi rasionalitas pola pengobatan
periode lalu.
b. Evaluasi suplai obat periode lalu
c. Evaluasi data stock, distribusi dan
penggunaan obat periode lalu
d. Pengamatan kecelakaan dan
kehilangan obat.
2.Estimasi jumlah kebutuhan obat periode
mendatang dengan memperhatikan :
ð perubahan populasi cakupan pelayanan
ð perubahan pola morbiditas
ð perubahan fasilitas pelayanan
3. Penerapan perhitungan
1. Penetapan periode konsumsi
2. Perhitungan penggunaan tiap jenis obat
periode lalu.
3. Lakukan koreksi terhadap kecelakaan dan
kehilangan
4. Lakukan koreksi terhadap stock-out
5. Hitung lead time untuk menentukan
safety stock
• Rumus (yang telah disederhanakan)
CT = (CA x T) + SS – Sisa stock
• METODE EPIDEMIOLOGI
ð Mengetahui kebutuhan perbekalan kesehatan suatu populasi masyarakat tertentu (obat program KB, obat program imunisasi)
ð Memperkirakan kebutuhan obat atas dasar data epidemiologi
• Data yang diperlukan berupa : morbiditas, jenis penyakit yang penting, problem kesehatan, jumlah episode setiap penyakit per periode, kebutuhan obat yang mudah diperkirakan dengan rata-rata standard terapi.
• Sangat cocok bila ada data statistik kesehatan yang lengkap dan program kesehatan yang mapan, standar terapi yg mantap.
• Tidak cocok apabila data statistik kesehatan tidak baik dan variasi kondisi antar daerah sangat besar, standar terapi yang kurang dipatuhi
• LANGKAH-LANGKAH PERENCANAAN METODE EPIDEMIOLOGI
1. Susun daftar masalah kesehatan/penyakit utama yang terjadi
2. Lakukan pengelompokan pasien misal : umur
ð Anak 0 - 4 tahun
ð Anak 5 - 14 tahun
ð Wanita 15 - 44 tahun
ð Laki-laki 15 - 44 tahun
ð Orang tua > 45 tahun
Prinsip penggolongan umur harus sesederhana mungkin
3. Tentukan frekuensi tiap penyakit per tahun/per periode
4. Susun standard terapi rata-rata/terapi ideal
5.Dengan mengetahui data epidemiologi, estimasikan tipe dan frekuensi pengobatan yang diperlukan.
Contoh : untuk kasus diarrhea, estimasikan :
ð 90% kasus diberi oral rehidrasi
ð 10% kasus diberi cairan intra vena
ð 5% kasus perlu metronidazole untuk amuba
ð 10% kasus perlu antibiotik untuk disentri basiler dan kolera.
6. Susun daftar obat yang dikuantifikasikan
7. Hitung jumlah episode pengobatan untuk setiap penyakit
8. Hitung kuantitas obat yang dibutuhkan
9. Hitung safety stock, atau jumlah obat diperkirakan hilang
• Contoh Perencanaan Metode Epidemologi untuk kasus luka bakar
Kasus Luka Bakar grade 2 Tahun 2007
- Anak = 24 anak
- Dewasa = 36 orang
Prediksi kebutuhan obat luka bakar tahun 2008 sebagai berikut :
- Rata-rata lama rawat 15 hari
- Standard pengobatan luka bakar anak per
hari rawat sebagai berikut :
Obat per oral rawat inap lanjutan 5 hari kemudian
lanjut 5 hari rawat di rumah (rawat jalan) sbb :
1. Amoxicilin tab 3 x 500mg x 10 hr = 30 tab
2. Vitamin C tab 3 x 250mg x 10 hr = 30 tab
a. Hitunglah total kebutuhan obat dan alkes untuk pasien luka bakar anak!
b. Bagaimana hitungan kebutuhan obat dan alkes untuk luka bakar dewasa?
c. Bagaimana hitungan kebutuhan obat dan alkes luka bakar untuk balita?
d. Berapa waktu dibutuhkan untuk menyelesaikan perhitungan perencanaan dengan metode epidemologi ini?
e. Berapa total kebutuhan biaya obat dan alkes untuk kasus luka bakar anak dan dewasa?
f. Penyulit apa yang saudara temui?
• Latihan
Susunlah kebutuhan obat dengan metode
epidemologi untuk kasus :
- TB paru dewasa rawat jalan rata-rata per bulan 30 orang.
- Infeksi saluran kemih dewasa rawat jalan per bulan rata-rata 10 orang.
- DM tipe 2 rata-rata per bulan 480 orang.
Perencanaan dengan metode epidemiologi membutuhkan prediksi epidemiologi yang tepat.
Bagaimana memprediksi epidemiologi yang mana kasus penyakit fluktuatif, kecenderungannya menaik atau menurun sehingga tidak bisa diambil data rata-rata. Maka dapat digunakan beberapa metode antara lain :
Melakukan analisis data berkala sehingga mendapatkan garis trend/regresi.
Menggunakan pendekatan analisis regresi sederhana.
• ANALISA DATA BERKALA
• Analisa data berkala yakni analisis data yang dikumpulkan dari waktu ke waktu untuk mendapatkan gambaran atau trend pelayanan di RS.
• Data berkala = deret berkala
• Analisa ini dapat digunakan untuk melakukan koreksi-koreksi perkembangan (kenaikan/penurunan) penyakit/tindakan medik baik pola perencanaan epidemiologi/konsumsi.
• BEBERAPA CARA ANALISIS DATA BERKALA
1.Trend :
- gerakan yang menunjukkan arah per-kembangan secara umum (kecenderungan naik/turun)
- Analisa trend
2. Siklus : gerakan jangka panjang di sekitar garis trend.
3. Gerakan/variasi musiman : gerakan yang punya pola tetap dari waktu ke waktu.
4. Gerakan/variasi tidak teratur : gerakan/variasi yang bersifat sporadis. (misal : RL diwaktu KLB diare)
Perkiraan 2008 kunjungan rawat jalan
Y = a + bx (persamaan regresi sederhana)
Y = Proyeksi rasio
a = Konstanta
b = koefisien regresi
x = tahun yang diproyeksikan
Sxy = a Sx + b Sx²
4,38 = 6a + 14b (Persamaan II)
Y = n a + bx (Persamaan I)
2,07 = 3.a + 6b
• Latihan
• Bagaimana prediksi kasus cedera kepala berat dengan craniotomi tahun 2009?
• Dengan data sebelumnya :
Tahun 2001 : 165 px Tahun 2005 : 324 px
Tahun 2002 : 199 px Tahun 2006 : 387 px
Tahun 2003 : 215 px Tahun 2007 : 469 px
Tahun 2004 : 285 px Tahun 2008 : 612 px
• Hitunglah kebutuhan obat dan alkes untuk tindakan bedah syaraf (craniotomi).
• Metode Kombinasi :
Konsumsi dan Epidemiologi
• Berupa perhitungan kebutuhan obat atau alkes yang mana telah mempunyai data konsumsi yang jelas namun kasus penyakit cenderung berubah (naik atau turun).
• Gabungan perhitungan metode konsumsi dengan koreksi epidemiologi yang sudah dihitung dengan suatu prediksi (boleh prosentase kenaikan kasus atau analisa trend).
• Contoh :
Data konsumsi rata-rata perbulan tahun
2008 perawatan cedera kepala berat :
- Manitol infus 500ml = 390 btl
- Citilcholin inj = 790 amp
- Piracetam 3 gr inj = 527 amp
- Ranitidin inj = 800 amp
- Cefotaxim Inj = 800 amp
Kecenderungan kasus cedera kepala berat naik bagaimana menghitung kebutuhan obat-obat tersebut? Lihat data kasus cedera kapala berat sebelumnya?
• PENERAPAN METODE PERENCANAAN
DI RS
METODE KONSUMSI :
Digunakan untuk obat atau alkes yang sudah mempunyai data konsumsi yang mantap, yang tidak bisa dihitung dengan kasus per kasus penyakit.
Misal : - Infus cairan dasar (RL, D5%, NACL dll).
- Injeksi antibiotika generik ,inj generik
- Alat kesehatan habis pakai spuit,
infuset, IV Cateter dll.
• METODE EPIDEMOLOGI DIGUNAKAN UNTUK :
• Perencanaan kebutuhan obat yang mana kasus penyakit cenderung naik atau turun.
• Perencanaan kebutuhan penyakit tertentu, terutama penyakit yang perlu menggunakan obat mahal (obat kanker, albumin, anastesi inhalasi).
• Program pengembangan pelayanan kesehatan RS yang baru.
• Penyediaan obat floor stock di ruang rawat inap atau ruang tindakan medik.
• METODE KOMBINASI DIGUNAKAN UNTUK :
• Untuk obat & Alkes yang terkadang fluktuatif maka dapat menggunakan metode konsumsi dg koreksi² pola penyakit, perubahan, jenis/jumlah tindakan, perubahan pola peresepan, perubahan kebijakan pelayanan kesehatan.
• Farmasis harus mengikuti perkembangan perubahan pola penyakit, dan perubahan-perubahan terkait dan secara terus menerus melakukan analisa data
• Harus disertai kesepakatan penatalaksanaan terapi/tindakan antara pihak SMF, Farmasi, pihak manajemen RS.
• Farmasi perlu sering berkomunikasi dengan pihak terkait dan memonitor jumlah tindakan/kunjungan & persediaan obat.
• PROBLEM PERENCANAAN DI RS
• GAP Anggaran : antara perhitungan kebutuhan anggaran dengan anggaran yang tersedia di RS.
• Upaya untuk mengatasi problem tsb dgn prioritas pemilihan obat untuk meningkat-kan efektifitas dan efisiensi pengelolaan obat.
• Efektifitas : situasi telah memberikan pelayanan yg cukup, tdk terjadi kekosongan obat.
• Efisiensi : efektifitas dicapai dengan biaya minimal.
• UNTUK MENENTUKAN PRIORITAS PEMILIHAN OBAT MENGGUNAKAN ANALISA :
• ANALISA ABC (PARETO)
• ANALISA VEN
• ANALISA PUT
• ANALISA VEN
(Vital, essensial, Non Essensial)
Semua jenis obat yang tercantum dlm daftar obat
dikelompokkan ke dlm 3 kelompok VEN sebagai berikut :
• Kel. Vital, kelompok obat yang sangat utama (pokok/vital) antara lain : obat penyelamat jiwa, obat untuk pelayanan kesehatan pokok, obat untuk mengatasi penyakit penyebab kematian terbesar, dibutuhkan sangat cepat, tidak dapat digantikan obat lain.
• Kel. Essensial, obat yang bekerja kausal yaitu obat yang bekerja pada sumber penyebab penyakit, tidak untuk mencegah kematian secara langsung/kecacatan.
• Kel. Non Essensial, merupakan obat penunjang yaitu obat yang kerjanya ringan dan biasa digunakan untuk menimbulkan kenyamanan atau untuk mengatasi keluhan ringan.
Contoh :
Dihidrasi berat :
RL ?
Oralit ?
Shock : adrenalin inj ?
Gigitan ular : ABU inj?
Asam Traneksamat inj?
Lihat makalah!
• PENGGOLONGAN OBAT SISTEM VEN DAPAT DIGUNAKAN :
• Penyesuaian rencana kebutuhan obat dengan alokasi dana yang tersedia.
• Dalam penyusunan rencana kebutuhan obat yang masuk kelompok vital agar diusahakan tidak terjadi kekosongan obat.
• Untuk menyusun daftar VEN perlu ditentukan terlebih dahulu kriteria penentuan VEN. Dlm penentuan kriteria perlu mempertimbangkan kebutuhan masing-masing spesialisasi.
Kriteria yang disusun dapat mencakup berbagai
aspek antara lain :
- Klinis, konsumsi, target kondisi dan biaya.
Langkah-langkah menentukan VEN.
1. Menyusun kriteria menentukan VEN
2. Menyediakan data pola penyakit
3. Standar pengobatan
Penentuan Kritera VEN dilakukan oleh tim yaitu Panitia
Farmasi
• Contoh menentukan sistem VEN
• ANALISA ABC (Always, Better, Control) atau pareto.
• Berdasarkan atas nilai ekonomis barang
• Gol. A : jika nilai penggunaan paling tinggi 75 – 80% dari total biaya dengan jumlah 10-20% dari total jenis obat.
• Gol. B : jika nilai penggunaan banyak menghabiskan 15-20% dari total biaya dengan jumlah 30% dari total jenis obat.
• Gol. C : jika tidak butuh penanganan khusus menghabiskan biaya 5-10% dari total biaya dengan menggunakan jumlah obat 50% dari total jenis obat.
• ANALISA PUT (Prioritas Utama Tambahan)
- Prioritas : termasuk didalamnya kategori vital A, Vital B, Vital C.
- Utama : termasuk didalamnya Kategori Essensial A, Essensial B, Essensial C.
- Tambahan : termasuk didalamnya kategori non essensial A, non essensial B, non essensial C.
• INDIKATOR PERENCANAAN
1. Prosentase kesesuaian pembelian dg perencanaan awal tahunan
2. Prosentase kesesuaian dana pembelian dg perencanaan anggaran
3. Prosentase kesesuaian perencanaan terhadap formularium.
PENGELOLAAN PERSEDIAAN
Pengelolaan persediaan sebagai inti dari kegiatan pengadaan untuk mencapai ketersediaan obat di RS, menghindari stock out dan mencegah stock yang menumpuk
MANAJEMEN PERSEDIAAN (INVENTORY)
• Persediaan perbekalan farmasi yang ada adalah sangat penting di semua lini proses penyaluran
• Persediaan perbekalan farmasi dapat menjamin pengadaan yang tepat, di saat dan ditempat yang memerlukan
• Problem klasik inventory adalah bagaimana menyeimbangkan keuntungan pelaksanaan inventori dengan biaya yang diperlukan.
KEUNTUNGAN PERSEDIAAN (INVENTORY)
• Mencegah terhadap ketidakpastikan
1. Persediaan mencakup fluktuasi supply dan demand
2. bertindak sebagai faktor pengaman antara produsen dan pasien
3. menghindari kondisi stock out terutama pada kondisi
- permintaan menanjak
- penyaluran yang terlambat
- problem epidemik
KEUNTUNGAN PERSEDIAAN (INVENTORY)
• Efisiensi dana pembelian
1. Pembelian jumlah banyak selalu akan lebih murah dibanding jumlah sedikit.
2. Barang yang terbeli akan masuk dalam inventori dan disalurkan bila diperlukan
• Meminimalkan waktu tunggu
Sangat penting untuk obat/bahan yang diimpor
KEUNTUNGAN PERSEDIAAN (INVENTORY)
• Menaikkan efisiensi transportasi
- Sangat terasa untuk obat yang dipesan melalui impor dalam jumlah kecil
• Antisipasi fluktuasi musim
- Perubahan musim berpengaruh pada permintaan obat
- Inventori akan mengantisipasi kenaikan permintaan. Perlu dilakukan inventori yang efisien
Manajemen inventori
KERUGIAN INVENTORI
Perlu biaya yang besar, mencakup
1. Capital cost
ð Inventori seperti aset perusahaan perlu biaya besar
2. Storage cost
ð Stocking cost : pemeliharaan bangunan, pajak, listrik dan biaya keamanan, sebagai fixed cost, asuransi, cold room operation dan material handling cost.
ð Kerusakan
- Bisa muncul pada penyimpanan yang lama
- Semakin besar stock barang -> kerusakan semakin besar
ð Obsalescence/penuaan
- Terutama bila muncul produk baru
- Penulisan resep selalu obat baru
- Diperkecil dg kredit penukaran ulang dg penyalur
ð Expiration date
ð Pencurian
- sangat rawan bila jumlahnya besar
MODEL INVENTORI
• Terdiri dari working stock dan safety stock
• Working stock adalah jumlah persediaan yang diperlukan untuk semua permintaan pengguna obat
• Working stock bervariasi dari 0 – Q0
• Safety stock adalah jumlah persediaan yang diperlukan bila terjadi kelambatan pengiriman atau permintaan yg berlebih.
• Safety stock = reserve stock=buffer stock=fluctuation stock.
• Average working stock = ½ Q0
• Average inventori =
• Harga I semakin kecil bila :
- Working stock kecil
- Safety stock kecil -> dapat berakibat stock out
• Bila I semakin kecil -> holding cost semakin rendah
• SISTEM CONTROL INVENTORI
Ada 2 macam model inventori :
- Sistem periodik (fixed interval system)
- Sistem perpetual (fixed quantity system)
Sistem Periodik
- Posisi inventori dilakukan setiap interval waktu antar pesanan yang lalu dan pesanan yg sedang dikerjakan, sebesar jumlah selisih perbedaan current inventory level dan a predetermined maximum inventory level.
- Maximum inventory level=safety stock + working stock = purata konsumsi antar dua pemesanan.
- Nama lain :
* T - system (time)
* Economic order interval (EOI) system.
PERPETUAL SYSTEM
• Nama Lain :
ï Q - system (quantity)
ï Economic Order Quantity (EOQ)
• Inventory level dilakukan terus menerus (setiap hari, minggu atau setiap pemesanan)
• Beberapapun besar stock yang ada, order tetap dilakukan dalam jumlah optimal Economic Order Quantity (EOQ)
SERVICE LEVEL
• Adalah persen permintaan yg dpt dipenuhi dari persediaan yg ada.
Misal : 95% service level = spesial obat yg 95% selalu ada dlm persediaan.
• Service level = 95% -> stock out frequency = 5%
• Untuk menjaga service level dlm keadaan konstan safety stock naik dg meningkatnya lead time.
STOCK RECORD
• Sebagai alat manajemen untuk aktivitas control inventori, baik manual maupun computerized
• Stock record harus ada untuk setiap item
• Sistem Penyimpanan stock record:
a. Sebagai file card yg tersusun dari muka ke belakang sesuai abjad atau nomor.
b. Sebagai file card dg sisi visible record tray kardex system.
c. Kalamazoo system sebagai kertas lepas yg tersusun index di bagian bawah.
d. Fixed system , indeks di bagian samping
MINIMUM DAN MAXIMUM STOCK LEVEL FORMULA
• Berguna agar barang cukup dan tidak berlebih
• Menetapkan waktu reorder sebelum terjadi stock out
• Kalkulasi minimum stock :
CA = Average consumption
SS = Safety Stock
• Kalkulasi maximum stock level :
pp = Procurement period
Misal :
LT Penggunaan tetrasiklin = 2 bulan
CA = 1000 kapsul Smin = (2 x 1000) + 2000
SS = 2000 kapsul = 4000 kapsul
PP = 6 bulan Smax = 4000 + (6 x 1000)
= 10.000 kapsul
ESTIMASI EXPECTED DELIVERY DATE
Berguna bila kedatangan barang sering terlambat
Estimasi dilakukan untuk lead time berikutnya
Rumus :
DDE = Expected delivery time
DDP = Promised delivery date
OD = Rata-rata keterlambatan (hari)
OD% = Persentase order yang terlambat
Misal :
Suatu penyalur mempunyai kontrak lead time = 45 hari.
Mengalami keterlambatan 50% dari order, dan rata-rata keterlambatan 43 hari.
DDE = 45 + (43 x 50%)
= 66,5
ESTIMASI ORDER QUANTITY
• Bila sampai pada stock level atau di bawah minimum level.
• Rumus :
SB = stock back ordered to clients
Si = Stock on hand in enventory
So = Stock now on order tetapi belum diterima
Misal, (kelanjutan dari kasus sebelumnya)
- Stock = 3000 kapsul (Si)
- Dalam order = 2000 kapsul
- Tidak ada back orders to health facilities
Q0 = (10.000 + 0) – (3000 + 2000)
= 5000 kapsul
Pengelolaan persediaan sebagai inti dari kegiatan pengadaan untuk mencapai ketersediaan obat di RS, menghindari stock out dan mencegah stock yang menumpuk
MANAJEMEN PERSEDIAAN (INVENTORY)
• Persediaan perbekalan farmasi yang ada adalah sangat penting di semua lini proses penyaluran
• Persediaan perbekalan farmasi dapat menjamin pengadaan yang tepat, di saat dan ditempat yang memerlukan
• Problem klasik inventory adalah bagaimana menyeimbangkan keuntungan pelaksanaan inventori dengan biaya yang diperlukan.
KEUNTUNGAN PERSEDIAAN (INVENTORY)
• Mencegah terhadap ketidakpastikan
1. Persediaan mencakup fluktuasi supply dan demand
2. bertindak sebagai faktor pengaman antara produsen dan pasien
3. menghindari kondisi stock out terutama pada kondisi
- permintaan menanjak
- penyaluran yang terlambat
- problem epidemik
KEUNTUNGAN PERSEDIAAN (INVENTORY)
• Efisiensi dana pembelian
1. Pembelian jumlah banyak selalu akan lebih murah dibanding jumlah sedikit.
2. Barang yang terbeli akan masuk dalam inventori dan disalurkan bila diperlukan
• Meminimalkan waktu tunggu
Sangat penting untuk obat/bahan yang diimpor
KEUNTUNGAN PERSEDIAAN (INVENTORY)
• Menaikkan efisiensi transportasi
- Sangat terasa untuk obat yang dipesan melalui impor dalam jumlah kecil
• Antisipasi fluktuasi musim
- Perubahan musim berpengaruh pada permintaan obat
- Inventori akan mengantisipasi kenaikan permintaan. Perlu dilakukan inventori yang efisien
Manajemen inventori
KERUGIAN INVENTORI
Perlu biaya yang besar, mencakup
1. Capital cost
ð Inventori seperti aset perusahaan perlu biaya besar
2. Storage cost
ð Stocking cost : pemeliharaan bangunan, pajak, listrik dan biaya keamanan, sebagai fixed cost, asuransi, cold room operation dan material handling cost.
ð Kerusakan
- Bisa muncul pada penyimpanan yang lama
- Semakin besar stock barang -> kerusakan semakin besar
ð Obsalescence/penuaan
- Terutama bila muncul produk baru
- Penulisan resep selalu obat baru
- Diperkecil dg kredit penukaran ulang dg penyalur
ð Expiration date
ð Pencurian
- sangat rawan bila jumlahnya besar
MODEL INVENTORI
• Terdiri dari working stock dan safety stock
• Working stock adalah jumlah persediaan yang diperlukan untuk semua permintaan pengguna obat
• Working stock bervariasi dari 0 – Q0
• Safety stock adalah jumlah persediaan yang diperlukan bila terjadi kelambatan pengiriman atau permintaan yg berlebih.
• Safety stock = reserve stock=buffer stock=fluctuation stock.
• Average working stock = ½ Q0
• Average inventori =
• Harga I semakin kecil bila :
- Working stock kecil
- Safety stock kecil -> dapat berakibat stock out
• Bila I semakin kecil -> holding cost semakin rendah
• SISTEM CONTROL INVENTORI
Ada 2 macam model inventori :
- Sistem periodik (fixed interval system)
- Sistem perpetual (fixed quantity system)
Sistem Periodik
- Posisi inventori dilakukan setiap interval waktu antar pesanan yang lalu dan pesanan yg sedang dikerjakan, sebesar jumlah selisih perbedaan current inventory level dan a predetermined maximum inventory level.
- Maximum inventory level=safety stock + working stock = purata konsumsi antar dua pemesanan.
- Nama lain :
* T - system (time)
* Economic order interval (EOI) system.
PERPETUAL SYSTEM
• Nama Lain :
ï Q - system (quantity)
ï Economic Order Quantity (EOQ)
• Inventory level dilakukan terus menerus (setiap hari, minggu atau setiap pemesanan)
• Beberapapun besar stock yang ada, order tetap dilakukan dalam jumlah optimal Economic Order Quantity (EOQ)
SERVICE LEVEL
• Adalah persen permintaan yg dpt dipenuhi dari persediaan yg ada.
Misal : 95% service level = spesial obat yg 95% selalu ada dlm persediaan.
• Service level = 95% -> stock out frequency = 5%
• Untuk menjaga service level dlm keadaan konstan safety stock naik dg meningkatnya lead time.
STOCK RECORD
• Sebagai alat manajemen untuk aktivitas control inventori, baik manual maupun computerized
• Stock record harus ada untuk setiap item
• Sistem Penyimpanan stock record:
a. Sebagai file card yg tersusun dari muka ke belakang sesuai abjad atau nomor.
b. Sebagai file card dg sisi visible record tray kardex system.
c. Kalamazoo system sebagai kertas lepas yg tersusun index di bagian bawah.
d. Fixed system , indeks di bagian samping
MINIMUM DAN MAXIMUM STOCK LEVEL FORMULA
• Berguna agar barang cukup dan tidak berlebih
• Menetapkan waktu reorder sebelum terjadi stock out
• Kalkulasi minimum stock :
CA = Average consumption
SS = Safety Stock
• Kalkulasi maximum stock level :
pp = Procurement period
Misal :
LT Penggunaan tetrasiklin = 2 bulan
CA = 1000 kapsul Smin = (2 x 1000) + 2000
SS = 2000 kapsul = 4000 kapsul
PP = 6 bulan Smax = 4000 + (6 x 1000)
= 10.000 kapsul
ESTIMASI EXPECTED DELIVERY DATE
Berguna bila kedatangan barang sering terlambat
Estimasi dilakukan untuk lead time berikutnya
Rumus :
DDE = Expected delivery time
DDP = Promised delivery date
OD = Rata-rata keterlambatan (hari)
OD% = Persentase order yang terlambat
Misal :
Suatu penyalur mempunyai kontrak lead time = 45 hari.
Mengalami keterlambatan 50% dari order, dan rata-rata keterlambatan 43 hari.
DDE = 45 + (43 x 50%)
= 66,5
ESTIMASI ORDER QUANTITY
• Bila sampai pada stock level atau di bawah minimum level.
• Rumus :
SB = stock back ordered to clients
Si = Stock on hand in enventory
So = Stock now on order tetapi belum diterima
Misal, (kelanjutan dari kasus sebelumnya)
- Stock = 3000 kapsul (Si)
- Dalam order = 2000 kapsul
- Tidak ada back orders to health facilities
Q0 = (10.000 + 0) – (3000 + 2000)
= 5000 kapsul
Langganan:
Postingan (Atom)